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Comment l'Institut Godinot a sécurisé ses réunions médicales à distance

Xavier Grandjean, DSI de l’Institut Godinot, a fait de la labellisation ANSSI un critère majeur de choix.

Spécialisé en cancérologie, l'Institut Godinot de Reims a mis en place Tixeo, une solution de vidéoconférence certifiée par l'ANSSI, pour ses réunions médicales à distance.

PublicitéSitué à Reims, l'Institut Godinot (IG) est spécialisé dans la cancérologie de l'adulte. Il collabore avec le centre hospitalier de Soissons, notamment avec une unité de radiothérapie sur place, pour éviter à des patients de se déplacer jusqu'à Reims. Or, les réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP) amènent la collaboration de spécialistes divers (radiothérapeute, anatomopathotologiste, etc.) pour définir le plan personnel de soin (PPS). Les bases du PPS (imagerie, analyses, avis, dossier patient...) autant que le PPS lui-même sont évidemment hautement confidentiels et sensibles. Fin 2019, pour éviter des déplacements de spécialistes très occupés entre Reims et Soissons, l'IG a donc cherché une solution adaptée de vidéoconférence. Avec les confinements liés à la crise sanitaire Covid-19, le besoin n'en a été que plus général.

« Nous avions besoin d'une solution réellement sécurisée, souveraine, avec chiffrement de bout en bout » se souvient Xavier Grandjean, DSI de l'Institut Godinot (IG). Le critère de la labellisation ANSSI ayant été posé, la seule solution, à l'époque, qui était conforme était celle de Tixeo. Fin 2019, une dizaine de licences sont donc acquises. La solution est en effet facturée sur la base d'un nombre d'utilisateurs simultanés, sans limitation du temps de connexion. Une invitation est envoyée à chaque participant qui doit alors charger l'application Tixeo sur son poste de travail à la première utilisation.

Une solution SaaS avec chiffrement de bout en bout

La solution Tixeo est full SaaS, le chiffrement de la connexion est fait de bout en bout et en garantit ainsi la totale sécurité. Xavier Grandjean précise : « nous l'avons paramétrée en une journée et fait une rapide formation aux utilisateurs mais le mode d'emploi tient sur quelques pages avec des captures d'écran. » Il est possible d'envoyer un document aux participants avec un lien caduque au bout de dix secondes par mesure de sécurité mais cette fonctionnalité est très peu utilisée à l'IG. Par contre, il est beaucoup plus fréquent que, lors d'une RCP, les participants partagent leurs écrans, y compris autour d'imagerie ou d'extrait du dossier patient.

Avec les confinements (notamment le premier) liés à la crise sanitaire Covid-19, toutes les RCP sont passées en mode virtuel, même celles n'impliquant que des participants reimsois. Au mois de mars 2020, l'IG a donc accru son abonnement de 10 à 30 licences en profitant des tarifs spéciaux Covid. « A ce jour, nous avons réalisé 306 réunions sur Tixeo, en moyenne avec 8 participants sur une réunion et un maximum de 24 avec une durée moyenne de 1h30 » précise Xavier Grandjean. Pour éviter les dépassements de licences, la ressource doit être réservée mais il n'y a généralement pas de soucis car les participants sont souvent au moins en partie les mêmes.

PublicitéUn projet simple mais essentiel

Comme pour une réunion sous Teams ou Zoom, les secrétaires médicales peuvent paramétrer des invitations qui vont générer des liens dans les agendas des participants. L'usage du produit ne nécessite aucun plugin dans les navigateurs ou les agendas, uniquement l'installation très simple du module Tixeo en local. Xavier Grandjean se réjouit : « si, informatiquement parlant, le projet est d'une grande simplicité, sa réalisation a été fondamentale pour les prises en charge de patients. Nous avons de très bons retours des praticiens qui ne se plaignent d'aucun dysfonctionnement. Nous avons cependant dû optimiser nos réglages au début pour éviter de l'imagerie avec une définition trop importante pour nos capacités réseau. »

La solution a donc été renouvelée pour l'année 2021. Les trente licences ont été facturées 6000 euros TTC pour douze mois. Désormais, la solution est aussi utilisée en mode hybride entre des praticiens à distance et des salles de réunion dans les locaux de l'IG pour d'autres participants.

A propos de l'Institut Godinot (IG)

Situé à Reims et irriguant un bassin de trois départements (Marne, Ardennes et Aisne), l'Institut Godinot (IG) est l'un des 18 centres de la fédération Unicancer. Avec 80 lits auxquels s'ajoutent une vingtaine de place d'hospitalisation de jour et d'ambulatoire, le tout sur un seul site, l'IG est un petit établissement d'environ 500 collaborateurs en équivalents temps plein (dont environ 350 soignants) qui assure soins, enseignement et recherche.
Outre les consultations, l'IG dispose de services de chimiothérapie, de radiothérapie et, bien évidemment, d'un important service d'imagerie (y compris de tomographie par émission de positons) ainsi qu'un laboratoire d'anatomie pathologique. Il traite de la cancérologie de l'adulte avec un focus quasi-exclusif sur la gynécologie, la sénologie, la thyroïde et la dermatologie, le tout sans service d'urgences.