Management

Comment faciliter l'adoption du travail collaboratif ?

Lors de la conférence « Vers un intranet plus interactif et participatif » du salon de l'intranet et du travail collaboratif qui se tenait les 12 et 13 mai, les intervenants présentaient les nouvelles possibilités du travail collaboratif. Ils donnaient aussi des pistes pour faciliter son adoption et se prémunir de ses inconvénients.

PublicitéAujourd'hui, les grosses entreprises produisent beaucoup de contenus. Quant aux petites, elles en produisent peu, mais en consomment beaucoup. A cela s'ajoute le nombre toujours grandissant d'outils et de fonctionnalités proposées pour le travail collaboratif et que l'on peut retrouver sur un extranet. Ces nombreuses ressources sont autant de nouveaux avantages proposés aux employés, mais ceux-ci risquent de s'y perdre, et au final de les abandonner. Selon une étude Forester récente, une entreprise dispose en moyenne de 12 outils collaboratifs, et plus il y en a, plus les gens reviennent au mails et au téléphone. Les personnes sont le moteur de l'entreprise Plusieurs solutions existent alors pour faciliter l'adoption de ces nouveaux outils. D'abord, il s'agit de se recentrer non plus sur les ressources, mais sur les utilisateurs. Karim Manar, Sharepoint Product Manager chez Microsoft France, explique : « Avant, l'information était l'élan de l'entreprise, maintenant ce sont les personnes. 10 livres blancs et 100 pages de document, c'est ingérable. Mais si ils sont du même auteur, c'est un expert. ». Profiling puis personnalisation Eric Mathieu, Directeur Technique chez Portaneo (portails d'entreprises personnalisables), considère qu'il faut amener sur le même écran l'ensemble des ressources qui seront nécessaire à un utilisateur : « le rôle du DSI est de propose un intranet personnalisé qui correspond aux compétences de l'utilisateur, et qui rassemble ses outils. » C'est ce qu'il appelle le profiling. Dans un second temps, c'est à l'utilisateur d'adapter l'interface à ses besoins plus spécifiques, ce qu'il appelle personnalisation. Des aggrégateurs grand public existent déjà (iGoogle ou Netvibes par exemple). Les utilisateurs déjà « formés » par ces solutions grand publics s'adaptent vite. Les autres doivent être accompagnés, explique Eric Mathieu. Guillaume Olivieri, Directeur Associé Brainsonic slideo (spécialiste RichMedia), considère aussi que la formation est importante : « Toutes les entreprises ne se ressemblent pas. Il faut tester sur des petits groupes, et étendre si besoin. » Les réseaux sociaux sources de savoir-faire L'ensemble des intervenants présents voient aussi beaucoup d'avantages aux réseaux sociaux. Actuellement l'intranet propose du savoir, mais le savoir-faire vient des collègues directs. Les réseaux sociaux permettent d'obtenir ce savoir-faire même de la part de quelqu'un de très distant. Les fils d'actus (twitter entre autres) ont aussi été abordés, car ils permettent de profiter d'un flux en temps réel sur ce qui se passe dans l'entreprise. Des outils adaptés aux 20/30 ans Les intervenants présents ont aussi insisté sur les différences générationnelle : Si les 30/50 ans suivent un fonctionnement très hiérarchique, la génération des 20/30 ans est beaucoup plus transversale et a grandi avec internet, précisent-ils. Ces réseaux sociaux leurs sont donc très adaptés, et le seront de plus en plus. Ils remarquent de plus que les outils qui ont percé dans l'entreprise sont ceux qui ont un rôle professionnel et personnel à la fois (le téléphone et le mail ici). Alors pourquoi pas les interfaces du type Facebook ? Voici donc quelques pistes pour faciliter l'adoption de l'intranet 2.0 par les utilisateurs. Plusieurs questions restent cependant en suspend. D'abord, si le profiling de l'extranet est un vecteur fort d'adaptation, reste encore à savoir qui le réalise (le DSI ? Le DRH ?), et selon quels critères. Très peu de choses sont vraiment confidentielles Ensuite viennent les problèmes de « flicage » dont nous parlions dans un précédent article. Mais il s'agit aussi de définir qui a accès à quoi sur l'extranet. Pour Vincent Berthelot, Responsable intranet à la RATP et Vice Président de l'association Clubnet, « Très peu de choses sont vraiment confidentielle ». Sa vision est que aujourd'hui dans les entreprises tout les accès sont interdits, et que l'on autorise certaines choses. Il faudrait selon lui au contraire tout autoriser (même aux utilisateurs qui ne devraient a priori pas avoir besoin de l'information), puis condamner l'accès aux données vraiment sensibles. L'avis de Karim Manar (Microsoft) sur le sujet est que « La technologie ne se substitue pas à l'organisation. Ce n'est pas la technologie en elle-même qui est permissive, c'est à l'organisation de l'entreprise d'en décider. » Différencier les réseaux sociaux publics de ceux d'entreprise Un dernier soucis est celui des usages déviaux. « Le problème du 2.0, c'est que soit ça ne marche pas, soit c'est virale, ça marche très, très vite. », faisait remarquer l'une des personnes présente dans la salle, qui s'inquiétait des usages déviaux consommateurs de temps. Il importe donc de bien différencier réseaux sociaux publics et réseaux sociaux d'entreprise. Les utilisateurs ont naturellement une attitude différente et plus « sérieuse » dans l'entreprise.