Projets

Comment Edenred a industrialisé son contrôle comptable

---

En s'appuyant sur le SaaS GEO (Global Enterprise Observer) de BM&A, Edenred a pu faciliter sa mise en conformité avec le pilier V de la loi Sapin II.

PublicitéLa loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique est également appelée « Loi Sapin II ». Pour les entreprises, elle comporte huit grandes familles d'obligations, surnommées les « piliers », le cinquième concernant le contrôle comptable. Alexandre Gomez, Directeur des comptabilités Groupe chez Edenred, a comme mission la comptabilité du groupe mais aussi la consolidation des données des 46 pays d'implantation et la gestion du SI financier central. La mise en conformité du groupe avec les règles issues du Pilier V de Sapin II relève donc de sa responsabilité. Cette mise en conformité nécessitait de renforcer les contrôles et d'automatiser un certain nombre de processus.

Chez Edenred, le front-office et le middle-office financiers sont largement décentralisés mais le back-office achève actuellement sa centralisation avec une solution unique, le SaaS e-Business Suite d'Oracle. Mais l'enregistrement comptable, même avec des process largement contrôlés à la source et automatisés, peut dissimuler des erreurs. L'entreprise peut aussi être victime de fraudes au travers d'usages de ses titres. Traditionnellement, les contrôles reposaient largement sur les signalements et des actions manuelles.

Un déploiement synchronisé avec celui du nouvel ERP

Fin 2019, à côté d'autres actions comme la revue des fournisseurs et des clients, un travail a abouti à définir précisément les contrôles à opérer dans le cadre du Pilier V de Sapin II. Edenred a donc, à partir de ce moment là, cherché un outil pour automatiser les contrôles et identifier les risques. « Nous avons choisi le SaaS GEO (Global Enterprise Observer) de BM&A début 2020 » se souvient Alexandre Gomez, Directeur des comptabilités Groupe chez Edenred. Le déploiement a débuté mi-octobre avec 16 pays et 45 entités pour traiter l'exercice 2019 puis, quelques mois plus tard, avec 20 pays et 66 entités pour l'exercice 2020. Alexandre Gomez relève : « la généralisation d'eBusiness Suite étant en cours, nous avons limité l'intégration de GEO à cet ERP et les déploiements sont donc maintenant synchronisés. »

L'outil permet le contrôle interne, c'est à dire la pré-analyse avant un audit sur le terrain pour ajuster le périmètre de cet audit, lever des réserves ou, au contraire, en poser. La solution analyse les données comptables de tous les modules ainsi que les métadonnées (comme l'auteur d'une écriture), aussi bien celles du Grand Livre que des comptabilités auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisations, achats...). Il n'est pas utilisé pour analyser les phases amont ni l'analytique, ce qui, en l'espèce, n'aurait pas d'intérêt. D'autres modules sont progressivement déployés depuis fin 2020 pour l'audit interne, les taxes, le contrôle comptables des acquisitions en cours dans le cadre de la stratégie de croissance externe, etc.

PublicitéContrôler la rigueur de l'application des processus prévus

L'outil vérifie l'application de règles métier. « Par exemple, il s'agit de vérifier la ségrégation des tâches comme le fait que le comptable ayant enregistré une créance fournisseur ne soit pas celui qui procède au paiement » cite Alexandre Gomez. D'autres contrôles ont lieu comme ceux de seuils de dépenses jugées à risques comme le sponsoring/mécénat ou la communication. Il va s'agir alors de vérifier que le process de décision a bien été respecté. Alexandre Gomez se réjouit : « 20 % des besoins de contrôles sont levés par l'automatisation des écritures dans l'ERP (comme le rapprochement bancaire par exemple) mais il s'agit de, justement, vérifier qu'il n'y a pas d'écriture manuelle parasite et que les procédures comptables et la ségrégation des tâches sont respectées. »

Les outils de visualisation intégrés permettent de suivre la qualité des contrôles comptables automatiques par entité ou pour le groupe. Par exemple, il permet de piloter le besoin d'investigation révélé par l'outil par zone géographique ou activité. Et, enfin, ces visualisations servent aussi au pilotage managérial de la fonction de contrôle comptable. « Au-delà des tâches prévues, l'outil a permis de sensibiliser les comptables sur la nécessité de bien documenter les écritures en amont pour éviter de devoir recourir à du contrôle aval et, également, de remonter des alertes sur des process qui n'étaient pas rigoureusement suivis pour gagner du temps » se félicite Alexandre Gomez.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

Partager cet article