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Comment Audioptic a maîtrisé ses licences avant un audit

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Lors de la Convention annuelle de l'USF (association des Utilisateurs SAP Francophones) le 4 octobre 2017 à Lille, Audioptic a explicité son approche de la gestion des licences avec le SAM d'Aspera.

PublicitéAudioptic est le GIE de Optic 2000, Lissac et Audio 2000. Philippe Lopes, Administrateur des projets SAP chez Audioptic, et l'avocat Antoine Gravereaux ont témoigné, lors d'un atelier de la Convention annuelle de l'USF (association des Utilisateurs SAP Francophones) le 4 octobre 2017 à Lille, de leurs bonnes pratiques pour gérer au mieux les licences SAP. La première bonne pratique, c'est avant tout d'anticiper un audit.
Audioptic utilise SAP ECC 6 avec BW en runtime Oracle avec les modules FI, CO, MM, QM, PP, SD et WM. Un premier audit de SAP, il y a deux ans, avait abouti à un constat d'un léger déficit de licences. L'objectif était de vérifier qu'il n'y avait pas eu de nouvelle dérive. Deuxièmement, il s'agissait d'optimiser l'affectation des licences. « C'est la partie la plus compliquée à cause du turn-over » a indiqué Philippe Lopes. Le projet a été mené avec l'éditeur de SAM Aspera en mode projet/service, pas avec acquisition de licences du logiciel.

De la poussière sous le tapis

Après la décision de lancement, Audioptic a voulu relire la totalité de ses contrats et avenants. Cette phase a déjà relevé un certain nombre de manquements en documentation. Le contrat et la maintenance étaient basés sur 234 licences professionnal et 44 limited. Mais le déclaratif SAP ne mentionnait que 224 licences professionnal et 44 limited. Le déficit de 10 licences aurait pu déboucher sur un redressement injustifié.
En analysant le parc avec Aspera, 220 faux-utilisateurs complets ont été détectés en environnement de développement-qualification. Inutile de dire que le ménage a été aussitôt fait. De plus, en faisant un simple ménage de l'affectation des licences, des dizaines de licences se sont retrouvées disponibles pour des projets futurs. Des licences « développeurs » ont aussi été requalifiées en « professionnal ».

Le dépassement de licences peut être très onéreux

Antoine Gravereaux est intervenu sur un plan purement juridique. Il a été avocat salarié dans une grande banque qui se retrouvait avec des pénalités de dizaines de millions d'euros chaque année. Cette banque avait décidé de s'équiper en SAM pour éviter ce genre de mésaventures. Mais cette banque avait aussi veillé à mettre en place une fluidité de l'information entre services pour éviter aussi de mauvais usages. Pour lui, examiner régulièrement l'emploi des licences permet autant d'ajuster à la baisse et à la hausse les licences avant tout audit que d'optimiser l'affectation de ces licences.
Plus récemment, l'affaire de la condamnation de Diageo pour usage indirect de SAP via Salesforce a semé le trouble dans la communauté des utilisateurs de SAP. En France, l'avocat a relevé que les juges cherchent la commune intention des parties tandis qu'en Grande-Bretagne, c'est le texte du contrat qui est analysé.

PublicitéDu casus belli aux bonnes pratiques

Cette question de l'accès indirect est un casus belli pour les utilisateurs car les données appartiennent au client et non à l'éditeur. Or SAP veut simplement faire payer l'accès aux données. SAP reconnaît de son côté que l'utilisateur nommé n'est plus un modèle économique pertinent actuellement. Les licences devraient donc à terme être facturées au volume de données.
Dans tous les cas, il est important de toujours retrouver le vrai contrat applicable, pas la dernière version que l'éditeur cherche à imposer. De plus, il est nécessaire de faire attention à la charge de la preuve. De même, les clauses d'audit doivent être sérieusement examinées et négociées. Pour éviter de mauvaises surprises et avoir de vrais éléments pour négocier, l'emploi d'un SAM est souvent nécessaire.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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