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Comment Alstom France a fluidifié ses processus financiers grâce au Process Mining

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Avec l'appui de KPMG, le groupe Alstom a mis en place une approche de Process Mining afin d'optimiser ses processus financiers, en commençant par celui de Procure-to-Pay.

PublicitéÀ l'occasion de la conférence en ligne Immersion digitale USF REX 2020, le groupe Alstom a partagé son expérience autour d'un projet d'accélération des processus financiers basé sur le Process Mining. Acteur global du secteur de la mobilité, Alstom conçoit des solutions et des services innovants autour du transport ferroviaire, comme les systèmes de tractions « verts » (trains à hydrogène) ou les trains autonomes. Il s'appuie pour cela sur une forte expertise interne : en France, le groupe compte par exemple 4500 ingénieurs sur 9500 collaborateurs, ainsi que plusieurs centres d'excellence. « Le département comptable vise le même niveau de qualité que le reste du groupe », lance Anne Renaudin Florence, Directrice Groupe Finance Efficiency chez Alstom en introduction. Dans ce but, celui-ci a lancé en 2019 un projet d'optimisation des processus dénommé IRIS, afin d'identifier les points de blocage, de nettoyer les bases fournisseurs et de réduire les factures en attente de traitement, en identifiant et en proposant des améliorations. Ce projet accompagnait la reprise en interne de la gestion comptable d'Alstom France et la réorganisation autour des deux centres d'excellence Finance existants, en France et en Inde. « L'objectif était d'améliorer la qualité de service et le partage des bonnes pratiques », explique Aude Hurtrel, responsable coordination Finance Excellence pour la France.

Parmi les différents processus comptables, le processus Procure-to-Pay était le plus critique en termes de volumétrie. « A l'époque, il traitait 27 000 factures par mois, un chiffre qui aujourd'hui est monté à 29 000 », précise Aude Hurtrel. Le département décide donc de le fluidifier afin d'éviter les goulets d'étranglement lors de la reprise des activités comptables, en lançant une mission d'optimisation accompagnée par KPMG. Le processus reposait sur trois principaux outils : SAP pour gérer l'ensemble de la chaîne, de la demande d'achat au paiement, un outil de sourcing en ligne interfacé avec le système ERP pour gérer les fournisseurs et enfin la solution Basware pour la numérisation et la comptabilisation des factures, ainsi que pour les flux de validation. « KPMG nous a proposé de mettre en place une approche de Process Mining sur ce processus afin de répondre à nos besoins », relate Aude Hurtrel.

Identifier les anomalies

Le Process Mining consiste à analyser les données transactionnelles pour cartographier les processus, puis comprendre comment ils fonctionnent réellement. « L'objectif était d'utiliser les données de SAP et Basware pour identifier des variations, des corrélations, des tendances et des actions non standard », explique Maxime Suzan, Manager IT Advisory chez KPMG. « Cela permet de confronter l'exécution réelle à la théorie, pour identifier par exemple des contournements et corrections manuelles. » Une fois ces éléments identifiés, il faut ensuite proposer des actions curatives et des améliorations, afin d'optimiser le fonctionnement.

PublicitéPour mettre en oeuvre une telle approche, qui repose entièrement sur les données, le prérequis est de pouvoir identifier et extraire ces dernières. « L'une des difficultés dans ce projet était de devoir collecter les données dans deux systèmes différents », pointe Maxime Suzan. Pour faciliter cet aspect, KPMG s'est appuyé sur des outils d'extraction spécialisés. « L'automatisation permet de sécuriser l'extraction, en particulier quand la volumétrie est importante, tout en garantissant la propreté des données », estime Maxime Suzan. Il faut également bâtir des analyses adaptées au contexte, ce qui suppose de réunir à la fois des expertises techniques et métier. Dans le cas d'Alstom, il s'agissait d'identifier les factures stagnantes, d'en comprendre les causes et enfin de proposer des « quick wins ». Les analyses ont été construites avec la solution de Celonis.

Pour cette mission, une organisation autour de trois pôles a été mise en place : un chef de projet chez Alstom assurait le suivi en interne et la coordination avec les sites, tout en préparant les propositions d'actions. KPMG a de son côté mis deux équipes à disposition : une équipe projet et une équipe d'experts pour la conception des analyses. « Le projet lui-même s'est déroulé en quatre étapes assez courtes », détaille Aude Hurtrel. En septembre 2019, l'équipe a commencé par analyser les factures dans le backlog. En octobre et novembre, des ateliers ont été organisés avec les différents sites pour passer en revue les actions d'amélioration identifiées, puis de novembre à décembre, le nettoyage des factures en attente a été effectué conformément au plan d'action fixé. Enfin, fin 2019 et début 2020 a eu lieu le nettoyage de la base de fournisseurs.

Des gains significatifs sur un temps court

Ces travaux ont permis de recenser environ 4200 factures bloquées ou annulées, et d'en retracer les causes les plus fréquentes : des données erronées dans la base fournisseurs, l'absence de commande associée, une commande non réceptionnée, des litiges ou des problèmes de rapprochement. « Avec le Process Mining, il est très facile d'identifier les zones de dysfonctionnement et de remonter jusqu'à leur origine », observe Maxime Suzan. L'équipe a ensuite proposé un ensemble d'actions permettant de remédier à ces différents problèmes. Elle a également construit des indicateurs par catégorie de facture et typologie de fournisseurs, afin d'évaluer le ratio de factures bloquées par rapport à celles payées de façon normale. Grâce aux plans d'action qui ont été définis avec les métiers, le département comptable a diminué de près de 40% le backlog global, réussissant même à réduire les factures stagnantes (backlog initial) de plus de 75% en montant et de près de 65% en volume. « Entre 2016 et 2019, beaucoup de factures bloquées étaient liées à des migrations sur une seule instance SAP. Nous avons pu complètement nettoyer ces dernières, retrouver la maîtrise de nos activités et aller plus loin dans leur transformation, se réjouit Aude Hurtrel. « L'outil Celonis nous a permis de faire un gros nettoyage sur les factures très anciennes, que nous avons pu réduire de 90% en valeur, le tout dans un délai court », pointe de son côté Anne Renaudin Florence.

Les résultats significatifs obtenus lors de la mission Procure-to-Pay ont conduit Alstom France à internaliser la technologie de Process Mining. « Celle-ci nous permet d'accélérer notre feuille de route en matière de digitalisation : nous l'avons par exemple appliquée à d'autres pays pour identifier des anomalies comme de doubles paiements. Aujourd'hui, nous l'étendons à des problématiques de sourcing et de supply chain », indique Anne Renaudin Florence. « Les outils de restitution sont très parlants. Les tableaux de bord et KPI mis en place permettent de suivre l'avancement de nos actions semaine par semaine, ce qui est très motivant », apprécie-t-elle.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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