Stratégie

Claude Molly-Mitton (AIFE) : « le Club Chorus Pro remonte les besoins des entreprises au plus près des réalités du terrain »

Claude Molly-Mitton, chargé du club utilisateurs, de la veille et des relations presse de l’AIFE, coordonne l’activité du Club Chorus-Pro.

L'AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'État) a mis en place un « club des utilisateurs » du portail de traitement des factures dématérialisées destinées au secteur public, Chorus-Pro.

PublicitéAprès plusieurs années de montée en charge progressive et depuis le 1er janvier 2020, tout envoi de facture à n'importe quelle entité du secteur public doit être dématérialisé et passer par le portail unique Chorus Pro, mis en oeuvre par l'AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'État). Celui-ci est également en charge du système d'information budgétaire, financier et comptable de l'Etat Chorus, sa raison d'être initiale. Qu'une entreprise envoie une facture à une administration d'État, une collectivité locale (y compris les COM, hors statuts spécifiques), un établissement hospitalier ou n'importe quel autre établissement public (avec deux exceptions mentionnées dans la Loi : la SNCF et la RATP), cette facture devra passer par un dépôt dans Chorus Pro pour être traitée et payée. Les factures peuvent être de quelques euros à plusieurs millions (voire plus). Et les entreprises de toutes tailles sont donc soumises au dispositif : du boulanger livrant du pain à une cantine scolaire à EDF. La variation des situations est donc énorme.

Depuis l'ouverture de Chorus Pro, ce sont plus de 145 millions de factures qui y ont été traitées pour un montant cumulé supérieur à 1500 milliards d'euros. En 2020, 55 millions de factures y ont été déposées. « C'est moins que ce que nous avions envisagé mais l'activité économique a évidemment beaucoup baissé » observe Claude Molly-Mitton, chargé du club utilisateurs, de la veille et des relations presse de l'AIFE. A l'inverse, il observe : « la pandémie a démontré, si besoin était encore, l'efficacité de la dématérialisation qui a permis d'éviter de laisser des factures en souffrance faute de personnel sur place. » Mais les attentes et besoins des acteurs sont évidemment très variés. Pour recueillir les idées d'amélioration et d'évolution des entreprises, l'AIFE a créé un club des utilisateurs de Chorus Pro, baptisé « Club Chorus Pro ».

Une gouvernance participative dès l'origine

« Depuis l'origine, l'AIFE a toujours fonctionné en concertation avec tous les acteurs concernés par ses systèmes » relève Claude Molly-Mitton. Née pour mettre en oeuvre le système d'information budgétaire, financier et comptable de l'Etat Chorus, conforme à la Loi Organique relative aux Lois de Finance (LOLF), l'AIFE avait en effet mené dès le départ une large concertation avec les ministères et les directions réglementaires. Avant même la mise en route de Chorus Pro, l'AIFE s'était, de la même façon, concertée avec les acteurs concernés, autant côté entreprises fournisseurs avec le MEDEF, la CGPME, etc. que côté administrations facturées, avec les associations des Maires de France, des Départements, des Régions, des HLM, des hôpitaux, des Etablissements Publics Nationaux...

Les améliorations et évolutions sont décidées sous l'égide d'une Instance de Pilotage Mutualisée (IPM). « L'IPM arbitre les demandes d'évolutions » précise Claude Molly-Mitton. L'IPM comprend des représentants des entreprises (comme le MEDEF, l'U2P...) comme du secteur public (comme l'AMF, l'ADF, l'ARF, les EPN...) ainsi que le Forum National de la Facturation Electronique, une association professionnelle spécialisée dans la facturation dématérialisée. Mais cette structure de gouvernance manquait de participants issus des entreprises, émetteurs de factures, au plus près du terrain.

PublicitéLe besoin d'un club d'utilisateurs

Comme les collectivités locales, les établissements publics et les administrations étaient largement représentés au sein des ateliers de travail et de la gouvernance de Chorus Pro (IPM), il fallait un moyen pour mieux faire entendre la voix des entreprises. Dès avant le démarrage opérationnel, l'AIFE avait mené des réunions avec des entreprises de toutes tailles et des éditeurs de logiciels de gestion devant s'interfacer avec Chorus Pro. Mais la généralisation en 2019 aux PME puis, surtout, en 2020, aux TPE, nécessitait d'étoffer le dispositif pour identifier et instruire l'ensemble des demandes d'évolutions, et communiquer sur les travaux menés. Pour Claude Molly-Mitton, « pour cela, il fallait structurer un club d'utilisateurs. »

Après des travaux préparatoires dans les mois précédents, l'Instance de Pilotage Mutualisée a acté en novembre 2020 la participation du Club Chorus Pro à ses travaux. Le club comprend trois collèges : les fournisseurs (les entreprises facturant l'État ou les autres acteurs publics, 929 membres à ce jour), les éditeurs de logiciels et opérateurs de services de dématérialisation (297 personnes) et enfin quelques institutionnels (fédérations professionnelles, chambres consulaires... 84 personnes). Il est également prévu une possibilité d'échanges en plénière transverse. Une entreprise donnée peut très bien appartenir à plusieurs collèges (par exemple : un éditeur de logiciels qui facture l'État peut être à la fois éditeur et fournisseur), le nombre total de membres est ainsi de 1297 personnes à ce jour et non pas de 1310. Par contre, les acteurs publics facturés, eux, ne sont pas membres de ce club qui ne leur est pas destiné. Chaque collège est managé par un ensemble d'animateurs qui ont été désignés en amont : 7 pour celui des fournisseurs (du CAC40 à l'entreprise individuelle), 5 pour les éditeurs et 3 pour les institutionnels. Les animateurs organiseront la désignation, par collège, de deux représentants qui seront présents à l'Instance de Pilotage Mutualisée.

Un espace de concertation

Concrètement, l'adhésion au Club Chorus-Pro est gratuite et reste bien entendu libre. Elle s'opère à partir de la page d'accès au Club Chorus Pro. Les identifiants sont spécifiques (différents de ceux de l'accès à Chorus Pro lui-même). Claude Molly-Mitton en rappelle les raisons : « tout d'abord, cela évite l'ambiguïté et de confondre le Club avec le portail Chorus-Pro ; les outils sont différents et non-connectés ; et enfin, il y a le RGPD. » Chaque inscription et la qualification associée fait l'objet d'une validation manuelle (notamment pour vérifier que le collège choisi est le bon).

Ensuite, les membres ont accès à un réseau social. « Nous avons utilisé l'implémentation de Jamespot déjà utilisée au sein de l'AIFE en y créant une nouvelle communauté » explique Claude Molly-Mitton. L'AIFE a aussi rédigé une charte d'usage pour le collège éditeurs avec les animateurs de celui-ci. Ce sont bien les animateurs qui coordonnent et animent les débats en fonction de thèmes de travail (par exemple : la gestion des rejets de factures). Lorsqu'une position est arrêtée, elle sera soumise à un vote. Eventuellement, un groupe de travail est saisi. Ensuite, les délégués à l'IPM seront chargés d'y défendre les idées des membres du club dans les groupes de travail et en réunion plénière de l'IPM.

Des points très détaillés

« A terme, le club devrait également être à l'origine de livres blancs comme un que nous avons en projet sur le choix du format de facture électronique » spécifie Claude Molly-Mitton. Un peu plus tard, une fois la crise sanitaire passée, des réunions en présentiel devraient également être organisées pour développer les aspects informels et la convivialité. Mais, déjà, en ligne, les discussions sont très actives. Les membres du club vont d'ailleurs être invités à participer à des groupes de travail dès le mois de juin 2021 avant que les six animateurs délégués à l'IPM ne participent à la prochaine réunion plénière de cette instance, d'ici un an environ.

Claude Molly-Mitton insiste : « le Club Chorus-Pro sert notamment à remonter des besoins très concrets en matière d'amélioration de la solution Chorus Pro, au plus près des réalités du terrain. Ainsi, les nombreux retours collectés sont souvent des attentes très précises comme la taille d'un champ de saisie, un libellé imprécis ou peu explicite à modifier ou bien des fonctionnalités plus complexes attendues... « Nous collectons donc bien les informations que nous sommes venus chercher et le club Chorus Pro, qui n'a que quelques mois d'existence, joue déjà pleinement son rôle » se réjouit Claude Molly-Mitton.