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Chez Technicolor, un bot facilite l'accès aux données achats

Cédric Le Saveant (Technicolor) : « Les collaborateurs doivent pouvoir obtenir des réponses sans avoir à passer par des tableaux croisés dynamique. »

Technicolor a choisi de déployer la solution de databot d'AskR.ai afin de permettre aux utilisateurs du département Achats d'accéder aux données de façon immédiate et intuitive.

PublicitéActeur international, Technicolor fournit des services vidéo avancés aux secteurs de l'audiovisuel et du divertissement. Sa fonction Achats est au service de l'ensemble du groupe, présent dans 27 pays. Pour effectuer son reporting sur les dépenses, cette direction Achats s'appuyait jusqu'à présent sur une solution centralisée de e-sourcing, connectée à l'ensemble des systèmes ERP du groupe.

Cette approche présentait plusieurs inconvénients, notamment un temps d'apprentissage conséquent pour les utilisateurs et l'impossibilité d'avoir un accès immédiat aux informations clefs. Répondre à une question simple, comme obtenir la liste des trois principaux fournisseurs pour une division donnée, nécessitait en effet plusieurs étapes de filtrage avant de pouvoir créer une visualisation efficace. Par ailleurs, seuls les utilisateurs avec une licence pour le logiciel pouvaient accéder aux rapports. « Les collaborateurs savaient qu'obtenir une réponse précise allait prendre du temps : certains renonçaient à chercher en se contentant d'approximations, d'autres venaient même me poser la question directement », se souvient Cédric Le Saveant, vice-président de la transformation digitale des Achats et de la Supply Chain chez Technicolor.

Un databot pour simplifier l'accès aux données

Sous l'impulsion de ce dernier, l'entreprise entame une réflexion afin de permettre l'accès en temps réel aux indicateurs achats. L'objectif premier était d'offrir aux métiers un accès immédiat à la bonne information, depuis l'ensemble des terminaux, ordinateurs comme smartphones. Dans ce but, Technicolor a retenu la solution de databot proposée par AskR.ai, afin de créer un collaborateur virtuel, qui peut être interrogé à l'oral comme à l'écrit, sur l'ensemble des canaux de communications présents dans le groupe.

Démarré en janvier 2019, le projet s'est déroulé sur une période de trois mois, avec une équipe internationale. Une première phase a permis de délimiter le périmètre concerné en termes de données, en l'occurrence la totalité des dépenses de Technicolor : données fournisseurs, catégories achats, termes de paiements, factures... En février, un atelier de travail a été organisé et une première application Web mise à disposition des utilisateurs beta. L'équipe a identifié des questions de référence afin d'être au plus près des besoins du terrain. Enfin, en mars l'application, présentée comme un nouveau collègue nommé « Jim », a été déployée auprès d'une centaine d'utilisateurs. Elle peut être interrogée à travers l'application Web, par e-mail ainsi que depuis Microsoft Teams.

La confidentialité des données assurée

Désormais, les acheteurs obtiennent la réponse à leur question sans avoir besoin de se connecter à la plateforme de sourcing, et sans aucune manipulation de leur part. ils peuvent aisément visualiser le terme d'un paiement, une facture et/ou une commande pour un fournisseur donné, ou des montants de dépense précis... La possibilité d'extraire les données obtenues représente également un gain de temps précieux pour les utilisateurs.

PublicitéLe support par la solution de l'authentification unique (SSO), ainsi que ses fonctionnalités de contextualisation par utilisateur permettent d'assurer la confidentialité des données entre les divisions au sein du data set. Technicolor peut ainsi envisager des usages dans d'autres départements. Le département Finance s'est d'ores et déjà montré intéressé pour son outil de consolidation.