Tribunes

Business Process Modeling : outil de pilotage efficace des projets

Le « Business Process Modeling » constitue une manière de faire atterrir à l'heure vos projets de Systèmes d'Information.

PublicitéAprès les projets cathédrales liés aux différentes vagues de progicialisation des années 90 et 2 000, on avait annoncé leur mort définitive. Certains avaient même prononcés leur oraison funèbre à grand renfort de nouvelles technologies révolutionnaires. Et pourtant les grands projets de systèmes d'information sont plus que jamais au coeur de la stratégie des entreprises.

Le problème est que non seulement ils sont toujours là mais que force est de constater que les résultats sont toujours aussi rarement à la hauteur des enjeux. Selon le rapport de recherche « Chaos » Standish Group seulement un tiers des projets SI sont conformes aux prévisions initiales. Dans les trois quart des cas, les projets sont partiellement réussis [...] un peu moins de la moitié remplissent tous les besoins exprimés à l'origine (Source : rapport de recherche « Chaos » Standish Group). Ces constats datent de presque dix ans et aujourd'hui, interrogés sur ce même sujet, la plupart des DSI entament en choeur le refrain de la chanson des Poppys « non, non, rien n'a changé...tout, tout a continué ! »

Le fait est que ces taux d'échecs sont élevés en comparaison d'autre domaines technologiques de pointe tels que l'aéronautique. Heureusement en matière de trafic aérien, les cas de problèmes en vol sont rarissimes au regard du nombre de vols réalisés chaque jour autour de la planète ! Les écueils auxquels ils ont du faire face sont pourtant les mêmes que ceux auxquels nous sommes confrontés au quotidien dans le cadre de projets de systèmes d'information.

Sécuriser l'atterrissage d'un projet de système d'information est une tâche complexe car même si une organisation en conduit régulièrement, chacun d'eux est unique et ne bénéficie pas d'antériorité. Là où la comparaison avec l'aéronautique trouve ses limites c'est que le système d'information a par essence un caractère très immatériel : les objectifs, les besoins et le périmètre du projet sont souvent difficiles à préciser.

Comment atteindre ses objectifs dans un environnement aussi incertain ?

A priori, l'échec ne relève pas d'une carence en gestion de projets, les organisations s'étant bien adaptées à ce type de management et les compétences en la matière étant aujourd'hui nombreuses sur le marché. Pour sécuriser le résultat, la mise en place d'une solide organisation projet est donc une condition nécessaire mais non suffisante. La mise sous contrôle des contenus par l'intermédiaire d'une méthode de conception de systèmes d'information éprouvée est primordiale.

Quelles sont les caractéristiques la modélisation par les processus ?

Le Business Process Modeling est une méthode d'analyse et de conception tirée par les besoins métiers. Il s'agit d'une approche systémique de la conception qui a pour principal objectif de disposer d'une vision globale du système d'information. Elle consiste à appréhender le système d'information sous des angles fonctionnels, organisationnels et informatiques. La méthode garantit la cohérence entre ces différents points de vue, au niveau macroscopique comme au niveau détaillé.

PublicitéElle se matérialise au travers de la modélisation d'un référentiel du système d'information, qui comprend la description de l'activité, des processus et procédures des métiers de l'entreprise, ainsi que l'architecture technique et applicative de la solution informatique retenue. La force de la méthode est surtout de mettre en correspondance ces éléments techniques et fonctionnels afin de permettre une meilleure maîtrise de la complexité du système...

Quels sont les bénéfices attendus ?

Parce qu'elle prend en compte simultanément des éléments fonctionnels issus des métiers et des éléments techniques, le Business Process Modeling facilite l'adéquation de la solution informatique avec les besoins exprimés par le métier.

Par ailleurs, la modélisation par processus concourt à industrialiser la conception du système d'information. Cette étape de conception peut être comparée à la construction d'un avion. Nous pouvons considérer les différents chantiers du projet comme autant de chaînes de production. Tout comme les méthodes de production industrielle d'un constructeur aéronautique, le Business Process Modeling guide le processus de fabrication sur chacune des chaînes. La conception est conduite de manière continue, de l'expression des besoins métiers aux spécifications techniques de la solution.

La mise en oeuvre d'une telle méthode conditionne quasi systématiquement l'utilisation d'outils de modélisation tels que MEGA ou ARIS. Le recours à ces outils collaboratifs permet de mobiliser simultanément un nombre important d'acteurs MOA et MOE. Les bénéfices engendrés sont alors une réduction significative des délais de conception ainsi qu'une réelle homogénéité obtenue à travers l'utilisation commune de normes et de standards.

Enfin, le Business Process Modeling permet de disposer d'une documentation exhaustive du système d'information depuis la description fonctionnelle jusqu'à la documentation technique.

Une telle méthodologie n'est-elle pas perçue comme trop contraignante par les acteurs projet ?

Tout comme les techniciens qui construisent un avion, les acteurs d'un projet de système d'information sont de spécialités différentes, ils ont des contraintes et objectifs qui leur sont propres. Le recours à une méthode de conception commune aux métiers et à la DSI, favorise le dialogue entre les acteurs ainsi qu'une approche plus orientée par les enjeux fonctionnels que par les contraintes techniques. En ce sens, le Business Process Modeling agit comme un catalyseur de la dynamique de conception, il focalise les énergies et facilite le changement.

Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer ?

J'ai récemment contribué à l'implémentation d'une méthode de Business Process Modeling dans le cadre d'un grand programme de refonte de Système d'Information de 70 000 JH dans le secteur de l'assurance. Un modèle étant une représentation de la réalité volontairement simplifiée, l'un des principaux enjeux a consisté à faire converger acteurs métiers et DSI sur un même niveau de granularité dans leurs travaux respectifs de conception du nouveau SI. La phase de préparation de la méthode a été conduite par les méthodologues, les architectes SI et les concepteurs métiers & informatique. Elle s'est déroulée sur une période de six mois et a essentiellement consisté à décrire le métamodèle, à formaliser la démarche, à élaborer les standards documentaires des livrables de conception ainsi qu'à documenter les modes opératoires et mettre en oeuvre un intranet projet pour publier les conceptions. Une fois ces fondamentaux posés, la conception en conditions réelles d'un lot pilote a permis de valider la méthode. Un plan d'actions a ensuite été mis en oeuvre dans le cadre d'un bilan de ce pilote pour stabiliser le modèle et préciser quelques modes de fonctionnement. Les concepts et les objets manipulés par les concepteurs étant complexes et nombreux, l'appropriation de la méthode par les équipes s'est avérée assez délicate. La formation, ainsi que le support méthodologique sont pas conséquent des postes à ne pas négliger si vous décidez de vous lancer.

En contrepartie de cet effort, le Business Process Modeling a donné des ailes au projet. Il a apporté une réelle valeur ajoutée pour gérer la complexité et la cohérence d'ensemble. La collaboration entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'oeuvre s'est également révélée plus fluide et plus fructueuse que lors des expériences précédentes sur ce type d'exercice. Les spécifications fonctionnelles et techniques qui ont été produites pour les premiers lots sont de l'avis de tous d'une bien plus grande qualité que par le passé.

En conclusion

Le Business Process Modeling n'est certainement pas une assurance « tout risque ». C'est en revanche un véritable atout pour baliser la piste d'atterrissage de vos projets et les inscrire naturellement dans une logique d'urbanisation du système d'information de l'Entreprise. Comme toute autre méthode, elle permet de se poser les questions dans le bon ordre et avec les bons outils...mais elle ne donne pas les réponses !

Article rédigé par

Guillaume Lemoine, Manager Senior chez Sopra Consulting
Guillaume Lemoine est Manager Senior au sein de Centre de Compétences « Information Strategy for Business » de Sopra Consulting. Il intervient depuis une dizaine d'années dans le secteur des services financiers sur des missions d'alignement stratégique du SI sur les enjeux métiers, de management de grands programmes de transformation et d'amélioration de la performance des fonctions informatiques.