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Burger International dématérialise ses documents pour améliorer sa gestion commerciale

PublicitéJusqu'à présent, Burger International, fabricant d'accessoires en bois pour le bricolage et la maison gérait ses dossiers clients et fournisseurs au format papier, par le biais d'un dispositif de classement manuel sous forme de classeurs. Ce qui occasionnait de nombreux retards dans le traitements des documents : compilation, validations, classements, recherches, archivage, etc. Pour remédier à ce problème, Burger International s'oriente en 2004 vers une dématérialisation complète de ses archives. Les motivations ne manquent pas : diminuer les documents générés quotidiennement, partager de manière instantanée l'information avec tous les services concernés mais aussi faire des économies sur les coûts de transmissions et télécom (fax, téléphone, courriers). Le choix se porte alors sur la solution Zyimage de Zylab. Parallèlement, Burger International confie l'intégration de l'application au revendeur Indexware. Celle-ci est déployée sur 17 postes. Les données sont stockées sur un serveur existant avec une sauvegarde centralisée. L'indexation de tous les documents est entièrement automatique et n'importe quel mot contenu dans les documents devient critère de recherche. Pari tenu. Fin 2004, la société met en place un système de gestion électronique de documents centralisé sur les services ventes et achats afin de répondre plus rapidement aux demandes de ses clients et de ses fournisseurs. Ce n'est pas moins de 200 dossiers traités quotidiennement pour la partie Achats et Ventes. Huit mois après, c'est au tour de la comptabilité de bénéficier de l'application. Pour procéder à la numérisation et au traitement de huit cent mille documents liés à la gestion de l'entreprise, Burger International utilise le scan sur le photocopieur préexistant, puis tout récemment a fait l'acquisition de deux petits scanners décentralisés. Ce qui représente un volume de 9 Gigas sur disque. Nombreux sont les gains. Parmi eux figurent : un retour d'investissement en moins d'un an. Tels que des gains papier avec 30 000 doubles de factures en moins, deux tonnes de papier économisées par an, mais aussi une productivité et un service amélioré. Désormais, Burger International répond à ses clients ou à ses fournisseurs en moins de quinze secondes concernant la réalisation d'un paiement.