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Botanic dématérialise pour optimiser ses processus internes

Eric Bouchet, directeur général du groupe Botanic, cherchait une GED et a fini par trouver une refonte de process.

Le groupe de distribution spécialisée Botanic a choisi la solution française GoFast de CEO-Vision pour dématérialiser ses flux documentaires internes.

PublicitéCréé en 1977 en Haute-Savoie par trois familles d'horticulteurs, le groupe Botanic comprend aujourd'hui les jardineries Botanic et les magasins spécialisés pour animaux Médor et Compagnie. Ses 2000 collaborateurs génèrent un chiffre d'affaires approchant les 400 millions d'euros dans 70 magasins Botanic, dont 51 avec espaces « alimentation bio » et « soin & bien-être », et une vingtaine de Médor et Compagnie. L'activité du groupe génère des flux de l'ordre de 5000 documents par mois. Pour optimiser ces flux, s'adapter au télétravail qui commençait à être mis en place avant la crise sanitaire et faciliter la circulation de l'information, le groupe a voulu mettre en oeuvre une gestion électronique de documents (GED).

Le premier cas d'usage était, à la direction juridique, le traitement, le partage, le stockage et l'archivage de documents en vertu d'obligations réglementaires. Très chronophages, ces tâches gagnaient bien sûr à être numérisées et automatisées. Mais, dès le départ, l'orientation était bien de choisir un outil pouvant convenir à toute l'entreprise et, de préférence, française. En particulier, le deuxième cas d'usage était la remontée de documents (comme les factures) des magasins aux services centraux. Les équipes locales n'ont, avec une telle solution, qu'à scanner le document et l'insérer dans la GED sous forme d'un PDF.

C'est la solution française GoFast de CEO-Vision qui a finalement été choisie. Outre le gain de temps, il s'agit bien d'un gain de fiabilité. Toutes les actions sur le document sont tracées et associées à des tâches dans des process (paiement, facture...). Les personnes ayant à traiter un document sont notifiées, ce qui facilite leur quotidien. Enfin, la solution propose un reporting de l'activité. Aujourd'hui, le produit a été généralisé à toute l'entreprise.