Projets

Axel Jacquet (DSI, Apprentis d'Auteuil) : « la signature électronique est un projet simple mais avec une très forte valeur ajoutée »

Axel Jacquet, DSI de Apprentis d’Auteuil, voulait accélérer et fiabiliser les procédures de signatures sans fin.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°192 !

Infrastructures comme applicatifs nécessitent un pilotage fort

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Pour ses contrats fournisseurs, ses conventions de partenariat et certains autres actes, Apprentis d'Auteuil a recours à SunnyStamp de Lex Persona. Le projet, très structurant, a été accéléré à cause de la crise sanitaire et se généralise petit à petit.

PublicitéUn acteur de la sphère sociale comme Apprentis d'Auteuil doit bien sûr signer des contrats ordinaires avec des fournisseurs, des baux de location, etc. Mais à ceux-là s'ajoutent aussi des conventions liant parfois jusqu'à une dizaine de parties, acteurs publics ou partenaires associatifs. « C'est déjà compliqué d'organiser les signatures en temps normal, avec l'obligation de faire circuler des documents le plus souvent par La Poste, avec des délais importants et parfois des blocages, mais la crise sanitaire a rendu la situation encore plus difficile » souligne Axel Jacquet, DSI de Apprentis d'Auteuil. La création d'une fondation abritée (voir encadré) entraîne la signature d'actes pouvant réunir jusqu'à une vingtaine de parties. Axel Jacquet ajoute : « Et tout le monde est confronté aux contrats perdus, aux contrats que l'on retrouve en archives signés d'une seule partie, aux contrats avec annexes non-signées... »

Depuis plusieurs années, la fondation réfléchissait à la mise en place d'un processus de signature électronique. « En tant que DSI, j'utilisais une solution avec paiement à l'usage unitaire d'Universign pour certains contrats informatiques » précise Axel Jacquet. Durant le premier confinement, cette solution artisanale a pu être utilisée en dépannage. Mais il n'était plus possible d'attendre pour mettre en oeuvre une solution globale. Le DSI soupire : « c'était une demande forte mais, si la signature électronique est un sujet pour tout le monde, personne n'a envie de s'en saisir. C'est donc la DSI qui a finalement pris en main la question. » Dans un marché foisonnant, la fondation a fait le choix d'une solution peu connue, SunnyStamp de Lex Persona. « Elle est très mal référencée sur Google et nous l'avons découverte par hasard via un consultant qui intervenait sur une GED » se souvient Axel Jacquet.

Une solution très paramétrable

Apprentis d'Auteuil a tout d'abord regardé la solution d'Oodrive, jugée immature en regard des besoins précis de la fondation, puis celles de YouSign et Docusign. Le DSI relève : « Docusign est très bien mais nous avions une vraie réticence à choisir un SaaS américain et la solution était moins paramétrable. » L'éditeur français Lex Persona propose un portail personnalisable aux couleurs de l'organisme, de très nombreux paramétrages, un nombre d'utilisateurs nommés illimité et un coût au parapheur (groupe de documents) signé selon le nombre de signatures. Egalement français, YouSign propose plus ou moins les mêmes services mais facture un coût à l'utilisateur nommé. « Aujourd'hui, nous avons 70 utilisateurs mais, demain, plusieurs centaines, et cela nous posait donc problème » explique Axel Jacquet.

A ce jour, ce sont plusieurs dizaines de parapheurs qui sont signés chaque mois. Axel Jacquet se réjouit : « à chaque fois que nous présentons la solution à une direction, celle-ci est aussitôt séduite. » La solution propose en standard un stockage de dix ans avec valeur légale reposant sur l'offre d'Arkhineo (ex-CDC Arkhineo, aujourd'hui filiale de Docapost). Le portail permet d'accéder à tous les documents stockés (en fonction des droits de chacun) et de gérer des métadonnées autour de chaque document. La limitation à dix ans est une source de problème, certains contrats ou conventions produisant des effets au bout de parfois des dizaines d'années ou durant une période de dizaines d'années. Lex Persona a d'ailleurs admis avoir certains clients qui s'approchaient de la limite de dix ans. Pour Axel Jacquet, « nous avons quelques années pour réfléchir à un stockage de longue durée. »

PublicitéPas de formation mais une présentation en vidéo

L'ergonomie de la solution est telle qu'une formation stricto sensu n'est pas nécessaire mais il convient tout de même de réaliser une présentation des fonctionnalités. Si le document signé au départ n'est pas au format PDF, la plate-forme le convertit. Surtout, désormais, le processus contractuel est fiabilisé et très accéléré. « Je constate des signatures en 24 à 48 heures, de façon fluide et fiable » mentionne Axel Jacquet. De plus, un tel dispositif cultive une image de modernité qui séduit aussi les SSII souvent moins avancées sur le sujet... A ce jour la fondation n'a eu à déplorer aucun refus d'utiliser l'outil.

Le contrat a été signé avec Lex Persona juste avant l'été 2020. La solution a été déployée opérationnellement trois mois plus tard (compte tenu des vacances d'été) avec les bons paramétrages, personnalisations et graphismes. « C'est techniquement un projet très simple, entre dix et vingt jours.hommes, mais avec une très grande valeur ajoutée » souligne Axel Jacquet. L'outil est actuellement présenté aux différents directeurs d'établissements et aux dernières directions au travers de capsules vidéos, présentation suffisante car l'usage est très intuitif. Axel Jacquet conclut : « l'essayer, c'est l'adopter. »

A propos de la fondation Apprentis d'Auteuil

Le 19 mars 1866, l'Abbé Roussel a créé l'Oeuvre de la Première Communion, recueillant d'abord six orphelins parisiens dont le sort, à l'époque, était pour le moins difficile. Petit à petit, l'oeuvre est devenue une fondation catholique, reconnue d'utilité publique depuis 1929, appelée Orphelins Apprentis d'Auteuil puis, au XXIème siècle, Apprentis d'Auteuil. Si le site d'Auteuil (seizième arrondissement de Paris) est toujours le siège de la fondation, elle dispose aujourd'hui de 240 sites en France métropolitaine et outre-mer (La Réunion, Mayotte, Martinique, Guadeloupe...) avec 6500 collaborateurs pour accueillir 30 000 jeunes. A l'international, la fondation s'appuie sur des partenaires pour aider 15 000 jeunes et familles dans plus de 31 pays du monde.
La protection de l'enfance reste le coeur historique de son activité même si les « orphelins » ne représentent plus qu'environ 5 % des enfants accueillis, d'où le changement de nom. A cela s'ajoutent les écoles, du primaire aux lycées professionnels (9000 élèves), de la formation et de l'insertion professionnelle ainsi que de l'accompagnement des familles, souvent les sources de problèmes des enfants accueillis (6000 familles suivies). Les Maisons d'Enfants sont ainsi des foyers d'accueil pour des placements judiciaires. Côté scolaire, les enfants et adolescents accueillis sont plutôt en rupture avec le système éducatif (décrocheurs...) bien que cela ne soit pas toujours le cas, certaines filières accueillant des élèves ordinaires.
L'internat est loin d'être systématique mais le taux d'encadrement est toujours très élevé, les classes légères et les établissements de petites tailles pour permettre un accompagnement intense. Le financement public est très insuffisant pour assurer le fonctionnement de la fondation qui repose donc largement sur la générosité du public.
Par ailleurs, Apprentis d'Auteuil héberge des fondations abritées (dont la personnalité morale est assurée par la fondation hébergeante) sous réserve que leur objet soit en relation avec la protection de l'enfance. C'est par exemple le cas de la Fondation Foujita issue du legs des droits de l'artiste français d'origine japonaise Tsugouharu (Léonard) Foujita (peintre, dessinateur...).