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Auxia dématérialise ses factures entrantes en SaaS pour gagner en transparence

L'assureur et gestionnaire de contrats a choisi le nouveau service Yooz, proposé par Itesoft.

PublicitéBien que filiale du groupe Malakoff-Médéric depuis l'orée du siècle, Auxia dispose de son propre SI et sa DSI est assez indépendante de celle du groupe. Sa forte croissance l'a poussé à refondre son système d'information autant que ses méthodes de travail, notamment en adoptant la dématérialisation des factures entrantes. Dans un contexte très mouvant, le recours au SaaS a été choisi.

De l'assurance décès à la diversification

Il est vrai que le métier d'Auxia est assez particulier et que l'essentiel de son chiffre d'affaires est effectué en dehors du périmètre du groupe père. Cette ancienne filiale des Pompes Funèbres Générales est surtout spécialisée dans les contrats d'assurance décès pour les obsèques, la prime servie en cas de décès pouvant être en argent (pour financer les funérailles) ou bien en prestation (inhumation ou incinération avec telle cérémonie et tels articles).

Auxia intervient en premier lieu sous marque blanche en étant distribué via les entreprises de pompes funèbres. Cette activité historique ne représente plus que 50% de son activité globale. L'autre moitié est maintenant constituée d'une activité de gestion de portefeuille pour des contrats portés par la société d'assurance Prédica (distribués par les réseaux Crédit Agricole et Crédit Lyonnais). Auxia étend également ses activités avec des assurances à faibles prix et faibles indemnisations pour couvrir des cas d'accidents mais aussi avec des services comme le recueil des volontés pour l'organisation des obsèques.

Cette diversification des activités a accompagné une forte croissance du chiffre d'affaires gérées mais aussi des effectifs, même si Auxia reste une PME (organisée en plusieurs entités juridiques pour des raisons légales). De 50 personnes en 2007, Auxia est passé à une centaine, les activités atteignant aujourd'hui un total d'environ 320 millions d'euros par an pour à peu près 700 000 contrats gérés.

Des processus bouleversés

Le SI d'Auxia est en cours de refonte pour s'adapter à cette évolution et en profiter pour se moderniser. Le système financier passe ainsi de Sage 100 à Sage 1000, le système de gestion des contrats de Opus à Sunshine, tous deux produits de l'éditeur Extel, le pilotage des ordres de prélèvements bancaires d'Exabanque à Allmybaks, etc.

Les méthodes de travail sont également en pleine refonte. La gestion des factures entrantes n'est pas stratégique en elle-même : beaucoup de choses étant mutualisées au niveau groupe, le nombre de factures entrantes est très limité (un millier par an environ). Mais la refonte des processus imposait de revoir leur traitement sous peine d'un blocage.

Photographie : Xavier Le Clech, DAF d'Auxia

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« Le coût de traitement des factures est tout à fait marginal par rapport, par exemple, à la gestion des 700 000 contrats, et économiser sur ce poste n'était clairement pas le sujet ; notre démarche était une démarche qualité pour éviter les coûts de non-qualité et pour adopter une organisation plus ouverte et transparente » indique Xavier Le Clech, DAF d'Auxia.

Auparavant, en effet, le circuit de traitement des factures était limité à peu de personnes et manquait de visibilité. Pour obtenir une information, il fallait savoir interroger la bonne personne. De plus, le suivi était réalisé sur des feuilles Excel indépendamment de la comptabilité avec, régulièrement, des problèmes de réconciliation entre les deux.

Xavier Le Clech précise : « Nous avons voulu ouvrir le flux dans le cadre de notre réorganisation pour faciliter la supervision et la validation en passant à un mode contributif et transparent facilitant la prise de conscience des coûts ». Désormais, de multiples opérateurs entrent les données, scannent les factures entrantes et initient le circuit de validation.

Le DAF d'Auxia avait, dans un emploi précédent, pu juger de tous les effets positifs de ce type d'organisation.

Le SaaS pour éviter les blocages

Le choix d'une dématérialisation avec traitement dans une GED est une chose. Opter pour le mode SaaS en est une autre. « Le mode Saas nous a permis de mener le projet facilement et rapidement, en quelques réunions, avec un co-pilotage DSI/DAF » répond Xavier Le Clech. Il précise aussitôt : « nous avons choisi Yooz comme produit de test du mode SaaS. D'autres sont clairement envisagés. Une autre solution nous aurait contraint à un projet lourd, bloquant notre réorganisation à cause d'un point non-stratégique. De plus, un DSI a toujours des difficultés à comprendre les outils très spécifiques de la direction financière et le SaaS déporte la question sur un prestataire spécialisé externe. »

Pour l'heure Auxia bénéficie d'un partenariat avec Yooz, une filiale d'Itesoft. A terme, le coût du service sera lié aux nombre de factures traité.

Photographie : Xavier Le Clech, DAF d'Auxia