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Armelle Degenève (directrice, AIFE) : « tout doit être suffisamment ergonomique pour un public de non-spécialistes »

Directrice de l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), Armelle Degenève a succédé à Régine Diyani en juin 2021.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°196 !

Servir l'entreprise, la grandeur de l'IT

Bien entendu, la technologie ne se justifie que par son utilité métier. Cette évidence n'est plus, en général, oubliée aujourd'hui et la pression budgétaire est le gardien de ce principe. Mais, au-delà des métiers, au-delà du court-terme, l'IT peut et doit servir davantage. Elle peut servir les...

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Nommée en juin 2021 à la direction de l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État), Armelle Degenève détaille ici la stratégie de l'opérateur de Chorus et des multiples produits et services connexes. Depuis une quinzaine d'années, le périmètre du service à compétence nationale du Ministère de l'Économie, des Finances et de la Relance a beaucoup évolué. Et l'arrivée de l'obligation de facturation électronique inter-entreprises va continuer d'accroître le rôle de cette agence au coeur de la transformation de l'État. Chorus étant basé sur SAP ECC 6, l'AIFE est aussi à l'heure des choix, l'éditeur s'apprêtant à cesser la maintenance de cette version.

PublicitéCIO : Pouvez-vous, pour commencer, nous représenter l'AIFE et son rôle actuel ?

Armelle Degenève : Notre service à compétence nationale (SCN) a une quinzaine d'année d'ancienneté. Son objet initial était de décliner dans un système d'information budgétaire et comptable unique les principes de la LOLF (Loi organique relative aux lois de finances du 1er Août 2001). Depuis 2012, Chorus (Système d'Information Budgétaire et Comptable de l'Etat) gère, suit et contrôle le budget, les dépenses, la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et les recettes non-fiscales pour l'ensemble des ministères. Il y a 23 000 utilisateurs directs du coeur chorus (implémentation de SAP) et 40 000 utilisateurs de Chorus Formulaires, un ensemble de développements spécifiques réalisés par l'AIFE en amont de Chorus coeur.
Le système d'information Chorus a clairement structuré la comptabilité de l'État et contribue aux objectifs de la LOLF. La « première vie » de l'AIFE se résume à cela : la conception, la construction et le maintien en conditions opérationnelles de Chorus Coeur.
Au-delà de cette première période, l'AIFE a vu ses missions s'étendre et aboutir à la création de produits et services connexes selon trois objectifs : la gestion budgétaire et comptable (décisionnel budgétaire, Chorus Déplacements Temporaires pour gérer les frais de mission...), la dématérialisation de la commande publique et les domaines transverses. Le décisionnel budgétaire, c'est notamment Chorus ODA (Outil Décisionnel Achats) et Chorus CAN (comptabilité analytique). Côté commande publique, il y a bien sûr la facturation électronique (Chorus Pro) mais aussi PLACE (plateforme de dématérialisation des procédures de marchés). Nous menons également avec la Direction des Affaires Juridiques du ministère des Finances un projet de transformation numérique de la commande publique, visant à faciliter l'accès des entreprises à la commande publique via ces outils et les profils acheteurs disponibles sur le marché.
Dans les domaines transverses, il y a d'abord tout ce qui relève de l'information, de la communication et de la formation auprès de nos différents publics, internes et externes aux administrations. Il y a ensuite le système d'échanges, un service d'orchestration des flux de données entre applications tierces, le système d'information Chorus, et l'offre PISTE (Plateforme d'Intermédiation des Services pour la Transformation de l'État) qui structure la mise à disposition d'API. Enfin, il y a toute la partie infrastructures/exploitation/sécurité de tous les systèmes que nous opérons.

PublicitéCIO : Quelles sont vos relations avec les autres acteurs publics de l'informatique d'État, comme la DINUM (Direction Interministérielle du Numérique) et l'ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information) par exemple ?

Armelle Degenève : Bien entendu, l'AIFE est engagée dans la mise en oeuvre d'une offre de produits et services selon les orientations du gouvernement et les demandes métiers (moderniser la fonction financière publique, transformer numériquement la commande publique, etc.). Nous devons respecter les impératifs de sécurité et de souveraineté de l'IT de l'Etat.
Nous avons donc à travailler étroitement avec les maîtrises d'ouvrage (Direction Générale des Finances Publiques, Direction du Budget, Direction des Affaires Juridiques, Direction des Achats de l'État...), avec les utilisateurs (ministères, collectivités, entreprises...) mais aussi les « gardiens du temple » que sont la DINUM et l'ANSSI. Ces deux services prescrivent des normes et s'assurent ensuite de leur bonne mise en oeuvre. Par exemple, PISTE s'inscrit dans la politique générale de mise à disposition d'API. La centaine d'API référencée permet de recevoir les vingt millions d'appels par jour. On ne nous attendait pas forcément à ce niveau. PISTE est ainsi utilisé aussi par la DILA (Direction de l'Information Légale et Administrative, ex-Journaux Officiels et Documentation Française) et le Ministère de la Transition écologique.
La DINUM nous propose aussi de répondre à des appels à projets numériques pour moderniser l'État.

CIO : Chorus Budgétaire et Comptable, le coeur de tout, est sur une base SAP ECC 6, produit en fin de vie. Qu'avez-vous prévu à ce sujet ?

Armelle Degenève : La question pourrait être reformulée en « est-ce que nous allons continuer avec SAP ? ». A priori, la réponse est oui. Donc, cela suppose de préparer la migration vers S/4HANA. Cette migration est présentée comme inéluctable par SAP, prévue d'abord en 2025 au plus tard et aujourd'hui repoussée à 2027.
La migration de Chorus de SAP ECC 6 vers SAP S/4HANA est donc hautement probable car nous avons étudié les différentes options sur le marché et c'est ce qui semble le plus pertinent. Nous avons notamment mené une première « migration à blanc » sous forme de bac à sable qui nous a permis d'évaluer le coût et les impacts d'une telle migration. Nous avons mené des études préparatoires à la migration des données. Nous entrons actuellement dans une phase plus active, en particulier avec des projets d'archivage des données de Chorus et de migration des tiers vers le nouveau modèle de Business Partners. Ensuite, nous allons réaliser des ateliers de co-construction avec la communauté des utilisateurs, début 2022, pour mieux intégrer leurs attentes et tirer partie des avancées ergonomiques de l'interface Fiori qui constitue l'un des apports majeurs de cette nouvelle version et que nous avons pu expérimenter sur le volet Immobilier de l'Etat. .

CIO : Il n'est pas nécessaire de relancer un nouvel appel d'offres ?

Armelle Degenève : Le marché que nous avions conclu avec SAP prévoyait la possibilité de convertir les licences ECC dont nous disposons dans l'environnement S/4HANA. A cet égard, nous ne changeons pas de progiciel de gestion intégré mais nous nous orientons vers une migration de la solution ECC6 actuellement déployée vers la solution S/4HANA proposée.
La question qui pouvait se poser était plutôt de savoir dans quelle mesure, sur quel périmètre fonctionnel, dans quel délai, avec quel impact sur les utilisateurs et pour quel coût d'investissement, d'autres solutions éventuellement disponibles pouvaient être mises en oeuvre et adaptées aux besoins de la sphère publique. Ce travail d'analyse a été réalisé en 2019-2020 dans la concertation la plus large.
En revanche, les marchés dans le cadre desquels sont déclinées les prestations de support et de maintenance applicative et technique du SI Chorus, font l'objet d'une remise en concurrence périodique. Nous sommes d'ailleurs actuellement en phase de dépouillement des offres du prochain marché de support et maintenance, dans le cadre duquel les attributaires retenus accompagneront l'agence dans la migration S/4HANA.

CIO : Y aura-t-il des impacts sur Chorus Formulaires et les autres produits de la famille Chorus ?

Armelle Degenève : La question est encore à l'étude.

CIO : Un de ces autres produits est Chorus Pro, le portail de la facturation électronique au service public. Il semble aujourd'hui à pleine charge. Qu'en est-il ?

Armelle Degenève : Chorus Pro, c'est aujourd'hui, en cumulé depuis le 1er janvier 2017, 200 millions de factures traitées. Nous avons 1,2 million d'utilisateurs actifs et 20 millions d'appels aux API par jour. Donc, oui, parler de « pleine charge » est justifié.
L'évolution majeure qui va prochainement arriver est un nouveau portail d'accès unique à tous nos services, y compris, demain, la facturation électronique inter-entreprises. Ce nouveau portail est basé sur la solution Service Now. L'objectif est une livraison à mi-2022.
Les enjeux sont considérables : un point d'accès unique à nos différents services et applications, une architecture plus moderne, une intégration des nouveaux usages (magasin d'applications, meilleure ergonomie...), un langage plus adapté et compréhensible des utilisateurs (le portail des impôts des particuliers de la DGFiP est un modèle à ce niveau), une absorption de la croissance des volumes et du nombre d'utilisateurs... Nous avons l'obligation de mettre à disposition de nos publics des outils compréhensibles, sinon, la réaction est « ça ne marche pas ! ». En particulier, un de nos défis est de faciliter le parcours utilisateur afin de rendre l'outil suffisamment ergonomique et compréhensible pour un public de non-spécialistes, de dirigeants de TPE/PME ou d'indépendants.

CIO : Dans les grandes évolutions des prochaines années, il y a la facturation électronique inter-entreprises obligatoire. Pourquoi une telle révolution ?

Armelle Degenève : Effectivement, l'ordonnance du 15 septembre 2021 généralise la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et la transmission électronique des données relatives aux transactions internationales et avec les particuliers.
Cette obligation entraîne des bénéfices pour plusieurs publics. Pour les entreprises, il y a un fort allègement de la charge administrative à deux niveaux : le gain de productivité sur le processus de facturation grâce à la facturation électronique elle-même puis, à terme, via la simplification des déclarations fiscales (grâce à du pré-remplissage sur le modèle de la déclaration de revenus des particuliers). Un objectif recherché également est un gain sur les délais de paiement. Côté administration fiscale, nous allons améliorer la détection de la fraude, y compris au bénéfice des contribuables de bonne foi. Enfin, plus généralement, cela va permettre à l'État de mieux connaître l'activité des entreprises et ainsi de mieux cibler les actions de soutien à l'économie avant d'en mesurer plus aisément et rapidement l'efficacité.
Nous estimons la volumétrie à la cible, à partir de 2026, à deux milliards de factures à traiter par an.

CIO : Quel va être votre rôle dans cette révolution ?

Armelle Degenève : En collaboration avec la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques), l'AIFE va s'appuyer sur l'expérience acquise dans l'élaboration de la plateforme Chorus Pro pour créer le portail public de facturation, qui s'articulera avec les plateformes privées immatriculées et le système d'information fiscal.
Par rapport à Chorus Pro, le portail public de facturation comportera deux nouvelles spécificités particulièrement importantes : l'annuaire de routage des factures (qui émet sous la responsabilité de qui et à destination de qui) et le concentrateur pour transmettre les données utiles à l'administration fiscale.
Nous avons là encore une volonté de co-construction avec toutes les parties prenantes, dont les entreprises privées et les éditeurs de logiciels de facturation/comptabilité. Nous organisons des ateliers communs depuis 2021.
Nous voulons donner le plus en amont possible toutes les informations nécessaires à l'ensemble de l'écosystème pour que chacun puisse adapter ses outils et processus. Récemment, c'est ainsi une première version des spécifications de la future facturation électronique inter-entreprises obligatoire qui a été publiée.

CIO : Revenons aux infrastructures. La tendance est au cloud, y compris dans la stratégie présentée par le gouvernement. Qu'est-ce que cela implique pour vous ?

Armelle Degenève : Comme toutes les entités publiques, nous nous devons de nous inscrire dans des règles précises. Par exemple, nous ne pouvons adopter que des clouds répondant aux exigences SecNumCloud avec un cloisonnement tenant compte des nécessités de sécurité. Tous nos projets actuels et futurs sont obligatoirement dans ce cadre.
Nous sommes extrêmement attentifs aux offres en construction sur le marché, notamment pour faire baisser les coûts.

CIO : Qu'implique la démarche de digitalisation en interne à l'administration, de votre point de vue ?

Armelle Degenève : Désormais, avec des mesures strictes d'authentification et d'identification, tous nos agents peuvent travailler à distance sur toutes nos missions et activités. Comme nous avons en charge de garantir la sécurité de Chorus, nous avons vérifié que les utilisateurs ministériels se connectent de façon sécurisée. Les mesures prises sont validées par le comité d'orientation stratégique, y compris les petites exceptions temporaires lors du premier confinement dont la survenue a été brutale.
L'innovation, ce sont des produits, mais c'est aussi une démarche. L'approche DevOps / DevSecOps améliore à la fois la sécurité et la satisfaction des clients. Au-delà des quelques cas d'usage actuels, nous cherchons à généraliser ces méthodologies partout où c'est possible.
Par exemple, c'est l'AIFE qui a développé un captcha souverain car le principal du marché est issu de Google, donc porteur de risques. Ce captcha est mis à disposition des acteurs publics.
Nous menons également beaucoup de déclinaisons du désormais célèbre couple RPA/IA. Robotiser des processus comme le contrôle comptable, c'est accroître la productivité mais aussi accroître la qualité.

CIO : Et vis-à-vis des tiers privés ?

Armelle Degenève : Oui, il y a une application mobile Chorus Pro ! Celle-ci permet notamment de suivre l'état du paiement des factures adressées au secteur public. Notre préoccupation d'améliorer la facilité de l'accès à nos services est constante, tout comme celle d'améliorer la qualité des produits et services.
On peut aussi évoquer la multiplicité des canaux sur la facturation électronique, adaptés aux différentes typologies d'entreprises, le chatbot ClaudIA qui permet d'assister les utilisateurs de Chorus Pro mais également la mise à disposition à venir des services dans le cadre de la transformation numérique de la commande publique.

CIO : Vous avez mis en place un club d'utilisateurs Chorus Pro. Comment gérez-vous les relations utilisateurs et pourquoi cette initiative ?

Armelle Degenève : En fait, l'ADN de l'AIFE est celui de l'écoute et de l'échange. Les utilisateurs sont une préoccupation constante. Les échanges avec eux sont structurés autour de trois piliers : un portail commun, des instances d'échanges et une mesure de la satisfaction.
Le portail commun pour Chorus, Diapason, existe depuis 2010. Il a été créé pour la communauté interministérielle. C'est une plate-forme d'échange mais aussi une base de connaissances. Diapason a inspiré, pour les utilisateurs de Chorus Pro, un portail dédié à cette communauté (« Communauté Chorus Pro ») pour trouver toutes les informations utiles, des vidéos de formation, des moyens d'échanges avec l'AIFE, etc.
Les fondations des instances d'échange ont été construites à l'époque de Chorus Budgétaire et Comptable : ateliers avec les utilisateurs dans les ministères pour recueillir les demandes d'évolution et les arbitrer dans un cycle annuel... La pérennité de ce dispositif (nous en sommes au douzième cycle) prouve la pertinence de la méthode. Cette approche a inspiré notre modèle d'échanges avec les entreprises, les éditeurs, etc. pour Chorus Pro, d'où la création d'un club utilisateurs Chorus Pro à l'automne 2020.
Etre à l'écoute des trois collèges (émetteurs de factures, éditeurs de logiciels, tiers intermédiaires tels que les experts-comptables), c'est d'abord réunir une instance de pilotage avec deux représentants de chaque collège. Mais c'est aussi mettre en oeuvre un réseau de partage d'expériences et organiser des réflexions communes. Nous proposons également à certains de tester de nouvelles fonctions en avance. A ce jour, 1800 membres appartiennent à ce club utilisateurs. Au-delà du club, nous mesurons la satisfaction des utilisateurs depuis 2006 via une enquête annuelle réalisée par un institut d'études externe. 26 000 utilisateurs ont répondu en 2020. Nous les interrogeons sur la disponibilité, les délais de réponse, la facilité d'utilisation... Nous analysons également 12 à 15 000 verbatims et nous mettons en place des améliorations ciblées.

CIO : Au-delà des projets déjà évoqués, avez-vous d'autres perspectives ?

Armelle Degenève : Je pense que les projets qui nous sont confiés et la migration S/4HANA vont beaucoup nous occuper dans les trois à cinq années qui viennent. Nous allons, bien sûr, continuer d'améliorer nos services et nos produits.
Mais, comme d'autres, nous sommes confrontés à un niveau d'incertitude stratégique considérable lié à la crise sanitaire, aux graves incidents de cybersécurité, aux avancées technologiques rapides... Il faut adapter notre positionnement et tracer notre route tout en tenant compte de ces incertitudes.
Vis-à-vis des incertitudes, nous pouvons capitaliser sur nos forces. L'AIFE est reconnue pour construire des projets en respectant des engagements de résultats tout en sachant mener une co-construction avec des tiers grâce à la robustesse de nos compétences.
Et j'ai une conviction : notre métier est de délivrer des services et des produits. Demain, il consistera aussi à changer nos services en fonction de chacune des nouvelles donnes.