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Archivage : un projet technique à finalité juridique

Le cabinet Markess vient de publier, à l'occasion du salon Documation, une étude sur l'archivage et la conservation des données numériques.

PublicitéDans les entreprises françaises, conserver les documents numériques est avant tout un projet technique à finalité juridique. C'est le premier enseignement de la récente étude « Archivage et conservation de contenus numériques, France 2014-2016 » menée par le cabinet Markess à l'occasion du salon Documation.

Respecter des obligations dans le cadre d'un contexte légal ou réglementaire est en effet la première raison pour une organisation de lancer un projet de conservation de contenus et documents numériques. Faciliter leur exploitation (notamment la recherche d'information) ou les sécuriser viennent bien après. Quant à la recherche de gains de productivité ou de meilleur partage de l'information, ce sont des motivations très secondaires.

Assez logiquement, ce sont donc les documents les sensibles juridiquement qui sont prioritairement concernés : factures, bons de commande, contrats, bulletins de paie... Améliorer la conservation est vue comme une manière d'éviter la prise de risque, avant de tracer l'information ou de la capitaliser.

La responsabilité des projets échoie en général à la seule DSI. La définition des besoins, par contre, se fera assez largement avec les directions générales et métiers. L'utilisation, par contre, concerne bien sûr surtout les directions administratives et financières, les DRH et les achats. Le premier frein au déclenchement d'un projet sera le changement des habitudes de travail, devant le budget.