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Apprivoiser MoReq pour archiver et conserver l'information

La FNTC a publié un guide pour accompagner le déploiement de la spécification européenne MoReq dédiée aux système d'archivage électronique. L'occasion de faire le point sur ce qui se veut un standard et de rencontrer Gérard Weisz, membre du groupe de travail MoReq.

PublicitéPorté en France par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), MoReq est un outil normatif ensemble de spécifications pour la mise en place des systèmes d'archivage électronique, développé à la demande de la Communauté européenne et reconnu dans de nombreux pays de l'Europe. La spécification décrit un système d'archivage électronique (SAE), de la capture sécurisée des documents et données à valeur de preuve et de documentation, à la gestion du cycle de vie, jusqu'à leur destruction, en passant par le rattachement à un plan de classement, la gestion de la confidentialité et des accès, et le transfert à échéance. L'adoption de cette spécification, par sa capacité à apporter à un SAE la reconnaissance de la valeur probante ou probatoire d'un document, représenterait donc un maillon stratégique de la chaîne documentaire... s'il était largement adopté ! L'intérêt de la démarche, un modèle d'exigence reconnu au sein de la Communauté européenne, n'échappe pas aux utilisateurs, qu'ils produisent l'information ou qu'elle leur soit destinée. En revanche, elle est encore peu reconnue, et certainement pas par la majorité des fournisseurs du marché de la GED (Gestion Electronique du Document), qui pourtant affirment l'implémenter. Et pourtant, les appels d'offres qui spécifient le respect de la spécification MoReq ne cessent de se multiplier... La jeunesse du modèle (2001) et sa complexité, qu'il s'agisse de le déployer ou de marquer l'information, ne sont pas étrangers à cette défaillance ! C'est pourquoi la FNTC, sous l'égide de l'association IALTA, a créé un groupe de travail animé par Marie-Anne Chabin (Archive 17) pour rédiger ce guide 'Apprivoiser MoReq'. Gérard Weisz, membre du groupe de travail et consultant Syrius Systems, a répondu à nos questions : CIO - Qu'est MoReq ? MoReq est destiné aux différentes administrations européennes pour qu'elles échangent des documents et les conservent dans un environnement de spécification qui reste le même. Son développement est à l'initiative de la Commission européenne et du DLM Forum (Document Lifecycle Management). CIO - MoReq ne dispose pas d'une grande visibilité ? MoReq est très typé Records Management dans les administrations publiques. Il codifie la culture du Records Manager, mais il se heurte à la culture française. Il est vrai qu'il est indigeste, et qu'il est difficile d'apprécier à quoi ça sert, sauf pour les personnes qui disposent de compétences dans l'archivage électronique. Et cette complexité s'amplifie dans le contexte de stratégies globales de mise en place d'un système d'information. MoReq dispose des spécifications techniques, qui seront associées aux autres normes. Mais le problème c'est que MoReq seul frôle l'organisation du développement des processus, mais pas trop, et que le cycle de vie du projet doit s'appuyer sur des normes à plusieurs niveaux qui doivent être prises en compte. En fait, il manque un mode d'emploi pour mettre en place un SAE, avec la politique d'archivage, les fonctionnalités techniques et la gestion de projet. C'est notre guide ! Il ne se substitue pas à MoReq. En plus, il renvoie aux normes du marché. Le lecteur disposera donc de l'ensemble des billes pour monter son SAE. CIO - A qui s'adresse-t-il ? Aux responsables de projets de SAE, aux archivistes et aux responsables de services d'archives, aux juristes, aux qualiticiens pour auditer le système d'archivage. CIO - Et au DSI ? Le DSI concentre l'expression du besoin de développer un SAE. Le guide va lui permettre de créer son cahier des charges et de couvrir la totalité du périmètre dans ses différents aspects. Par exemple, s'il n'y a pas de juriste dans le paysage, ce dernier devra intervenir à un moment donné dans la politique d'archivage, qu'il s'agisse de l'archivage patrimonial ou de l'archivage à valeur probatoire, sans oublier l'application des règles de gouvernance. Notre guide MoReq permet de se poser des questions et d'avoir des réponses. Il devrait éviter de commettre des erreurs dans la mise en place du système d'archivage. Il doit permettre de construire des systèmes dans l'état de l'art. Pour l'archivage probatoire, il justifiera de la qualité du système, de leur conformité et de l'état de preuve. CIO - Avec une certification ? Ce n'est pas une certification, mais un audit. La grande nouveauté viendra de MoReq2 qui intégrera un module de validation de la compatibilité des solutions logicielles via un audit qui apportera la preuve que le système fonctionne correctement. La norme Z42-013 prévoit également un audit des systèmes dans l'entreprise. CIO - Quelles sont vos relations avec les acteurs fournisseurs du marché ? Nous les avons contactés, du moins les plus importants, mais il n'y a pas eu de réaction ! Pourtant ils vont tous rencontrer un problème d'adaptation, malgré qu'il s'agisse d'une initiative européenne. En particulier sur la norme française Z42-013 - qui labélise certaines formes d'archivage et est en cours d'extension - qui pourtant est proche d'une norme AFNOR.