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Altarea Cogedim dématérialise ses marchés avec les entrepreneurs

Joanne Mytofir-Urbillac est responsable d'APO G (Appel d'Offres version G), la plate forme en ligne de gestion des marchés avec les professionnels du bâtiment.

Opérateur immobilier global, présent sur toute la chaîne de valeur immobilière, Altarea Cogedim a construit une plate-forme en ligne pour gérer ses marchés avec les professionnels du bâtiment de tous corps d'Etat.

PublicitéFondé en 1994, le groupe Altarea Cogedim est à la fois une foncière de commerce et un promoteur immobilier. Présent sur les trois principaux marchés de l'immobilier : commerce, logement, bureau, le groupe dispose pour chacun de l'ensemble des savoir-faire pour concevoir, développer, commercialiser et gérer des produits immobiliers sur-mesure. De ce fait, il doit conclure des marchés complexes avec des professionnels du bâtiment, des artisans appartenant aux différents corps d'Etat aux entreprises générales de bâtiment en passant par les architectes et les bureaux d'études. La gestion des appels d'offres et des marchés repose aujourd'hui sur une plate-forme dématérialisée qui n'est pas sans rappeler celle que l'Etat a mis en oeuvre pour la gestion des marchés publics.
Dans le passé, les consultations d'entreprises en amont de la signature des contrats ont été gérés sous divers outils, y compris Excel ou de simples bases de données. Les dossiers de consultation d'entreprises (DCE) étaient déposés chez des imprimeurs, les entreprises souhaitant s'intéresser au marché devant commander ce DCE. Sans aucune certitude sur la pertinence de répondre à cet appel d'offres (et moins encore sur leur capacité à gagner le marché), les entreprises devaient donc acheter et payer un dossier d'une taille proche d'une ramette A4. Altarea Cogedim recevait, de son côté, ponctuellement, de la part des imprimeurs des informations sur les entreprises ayant commandé tel ou tel DCE (sans aucune précision sur le fait que l'entreprise veuille au final répondre ou non). La consultation des entreprises était donc à la fois très lente, onéreuse et peu tracée.

Dématérialisation interne du suivi avant un extranet

En 2008, une première étape est franchie avec la dématérialisation du suivi interne des procédures d'appel d'offres. L'intranet a été construit avec la solution fournie par ACR Réseaux d'Information. En 2012, la plate-forme a été ouverte à l'extérieur sous la forme d'un extranet pour échanger les documents nécessaires aux marchés avec les professionnels du bâtiment. La solution est gérée par ACR Réseaux d'Information, sur un serveur LINUX dédié de 2Go de RAM, en technologie VMWare avec des bases de données MySQL, hébergées chez OVH, avec un serveur local pour les sauvegardes. Les envois de documents peuvent être réalisés par les soumissionnaires par S-FTP.
« Sur notre plate-forme, les appels d'offres peuvent être ouverts ou restreints et, même s'il est ouvert, seule l'indication d'un marché est publiée à l'attention d'entreprises que nous n'avons pas encore autorisées à télécharger les documents et donc à poser leur candidature » souligne Joanne Mytofir-Urbillac, responsable APO G (Appel d'Offres version G) chez Altarea Cogedim. Si l'outil peut rappeler les procédures de marchés publics, Altarea Cogedim, entreprise privée, peut très bien écarter une entreprise avec laquelle elle ne souhaite pas travailler.

PublicitéDes procédures plus rapides et tracées

Désormais, les différents types de consultations peuvent être totalement dématérialisées jusqu'à la conclusion du contrat. Joanne Mytofir-Urbillac précise : « lorsque nous procédons à un appel d'offres en corps d'Etat séparés [carrelage, plomberie, etc. dans des lots distincts, NDLR], la procédure est totalement sur la plate-forme. Quand nous faisons un appel d'offres global [un seul contractant pouvant recourir à des sous-traitants, NDLR], la plate-forme sert au téléchargement du DCE puis, en interne, au suivi du processus. »
Cette solution permet donc d'éliminer toute la logistique des dossiers papier. De plus, Altarea Cogedim dispose en temps réel de la liste des entreprises ayant téléchargé le dossier et de celles ayant manifesté leur intention de répondre puis ayant répondu. Enfin, bien entendu, la procédure dématérialisée est évidemment beaucoup plus rapide et moins chère.

Le papier reste nécessaire au final

Si toute la procédure amont est aujourd'hui dématérialisée, il y a eu tout de mêmes quelques réticences de la part d'artisans proches de la retraite. Toutes les entreprises n'étaient pas, en 2008, équipées d'Internet ! »Il arrive encore qu'on nous demande une version sur CD du DCE » indique Joanne Mytofir-Urbillac. Il est vrai que ce DCE est d'un poids conséquent : environ 200 Mo de PDF en moyenne (avec une forte variation bien sûr).
Au moment de contractualiser, par contre, le dossier de marché basé sur le DCE va être traité en mode papier. Joanne Mytofir-Urbillac souligne : « le DCE n'a pas de valeur contractuelle, le dossier de marché, si. » La version papier peut être annotée à la main avant d'être signée avec un stylo. Cette version annotée et signée est alors numérisée puis utilisée sous forme de PDF. C'est cette version PDF qui sera ensuite utilisée dans le circuit, pas la version originale.