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Alma CG : une intégration de PGI menée à l'envers pour une totale réussite

Pour Denis Blanc, DAF de Alma CG, il était plus simple de s'adapter aux standards du PGI que de se lancer dans des développements spécifiques.

Novice dans l'art de déployer les PGI, Alma CG a décidé d'adapter son organisation aux impératifs techniques et aux directives de son intégrateur, plutôt que l'inverse. Non seulement le projet est une réussite mais, avec une durée totale de quatre ans, il a respecté ses délais et son budget.

PublicitéSociété de conseil présente dans 14 pays, Alma Consulting Group compte aujourd'hui plus de 15 000 collaborateurs pour plus de 200 millions d'euros de chiffre d'affaires. Depuis plusieurs années, le groupe connait une croissance annuelle à deux chiffres aussi bien portée par des résultats organiques que des acquisitions.
Spécialisée dans le conseil opérationnel, elle développe en outre beaucoup d'outils en interne. Reste que cette tendance à multiplier les applications, couplée à de nombreuses acquisitions, a doté Alma CG d'un SI complètement hétérogène. « En 2011, nous avions trois fois plus d'applications qu'une entreprise classique qui faisait la même taille que nous. Ce n'était pas compliqué : s'il existait une solution sur le marché, vous pouviez quasiment être sûr que nous en étions un utilisateur », se souvient Denis Blanc, actuellement DAF de Alma CG mais DOSI au moment du projet.

Rationaliser autour d'un PGI

Il devenait alors primordial de rationaliser le SI, aussi bien pour des raisons de coûts que de fonctionnement. Sur ce dernier aspect, l'hétérogénéité du système d'information posait parfois des problèmes en termes de relation avec les clients. « Pour réaliser une simple tache, il fallait parfois solliciter une dizaine de systèmes », explique Denis Blanc.
Pour l'équipe dirigeante, passer sur un modèle PGI plutôt que « best of bread » était la meilleure solution. Mais cette évolution technique ne pouvait pas se faire sans un changement de culture de l'entreprise vue l'ampleur du projet qui devait durer quatre ans. « Nous avons alors créé une direction du changement qui regroupait des responsables de toutes les directions de l'entreprise », explique le DAF.

Sous les ordres de l'intégrateur

Pour l'accompagner dans le changement et l'installation d'un PGI, Alma CG a fait appel à l'intégrateur Viseo. Ensemble, ils ont décidé d'opter pour la solution Dynamics AX de Microsoft. C'est à ce moment là que les équipes d'Alma ont décidé de faire ce qui a permis la réussir du projet dans les temps sans dépassement de coûts. « Nous voulions standardiser les processus de l'entreprise autour du PGI. Le mot d'ordre était de faire le moins de développement spécifique possible pour pouvoir capitaliser à long terme sur la solution », explique Denis Blanc.
N'ayant aucune culture de ce genre de projet, Alma CG a tout simplement demandé à Viseo de lui dire quoi faire. « Les métiers comme les équipes techniques avaient pour consignes de se plier aux directives de l'intégrateur », précise le DAF. Pour éviter toute complexification, c'était à eux de s'adapter à la technologie et nom l'inverse.

Deux étapes pour un projet de quatre ans

Une fois ce cadre posé, le déploiement du PGI s'est déroulé en deux temps. Un premier lot concernant toutes les parties back-office (finance, achat, référentiel, annuaires de contacts, etc) a été déployé entre décembre 2011 et mars 2013. De février 2013 à janvier 2015, les équipes se sont ensuite attelées aux applications métiers, aux CRM et au systèmes de recouvrement. Mené conjointement par Viseo et les équipes d'Alma CG, la migration s'est réalisée sans accroc majeur. Aucune interruption de service n'a été à déplorer.
« La migration a été grandement facilitée par les projets de MDM [Master Data Management, NDLR] et de BI que nous avons mené en amont et en parallèle », explique Denis Blanc. Non seulement, les référentiels de données étaient propres mais les équipes ont ainsi pu bénéficier d'indicateurs chiffrés tout au long du projet. Concernant les nombreuses applications métiers dont ne pouvait se passer Alma CG. La démarche a consisté à tronquer les parties back-office, bien évidemment hétérogènes, de ces systèmes pour relier directement les front-offices à Dynamics AX.

PublicitéUne refonte organisationnelle

L'évolution technologique s'est également accompagnée d'une évolution organisationnelle gérée elle aussi par la direction du changement. « Nous devions adapter l'organigramme de l'entreprise au changement des processus », explique Denis Blanc. Par exemple, la facturation qui était gérée à la fois par les métiers, la comptabilité et les achats ne dépend plus que d'une seule entité. « Alors qu'avant les taches étaient réalisées par petits bouts dans différentes branches, elles sont maintenant centralisées », précise le DAF.

Sur le plan comptable, le projet est également une réussite. Les dépenses liées à l'entretient du SI ont baissé de 40% depuis l'installation du PGI. En outre, Alma CG voyait depuis quelques années son infrastructure enfler. « Nous augmentions notre masse de serveurs d'environ 20% tous les ans. Avec le projet, nous avons pu mettre fin à cette inflation », se réjouit Denis Blanc. En outre, Alma CG possède maintenant une meilleure vision de son SI et surtout un meilleur contrôle. « Nous avons réalisé une acquisition en mai 2015. Nous avons pu intégrer directement son infrastructure à la nôtre sans l'aide de Viseo. C'était en quelques sortes notre crash test et tout s'est bien passé », raconte le DAF.

Des équipes satisfaites

Du point de vu opérationnel, presque tous les voyants sont élégamment au vert. L'ensemble des taches a en effet été simplifié avec l'intégration du PGI. En outre, les consultants et les commerciaux ont acquis une meilleure connaissance des clients grâce à la rationalisation des processus et des données qui apporte plus de traçabilité.
« Ils se plaignent juste de l'interface qu'ils trouvent lourde et difficile à utiliser. Ce sera notre prochain chantier d'améliorer celle-ci », conclut Denis Blanc.