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Air France infogère sa gestion des imprimantes et des documents

Le groupe aérien a choisi l'offre de services de Ricoh et elle pour gère globalement sa problématique documentaire, au delà des seules impressions.

PublicitéAir France KLM a mené depuis cinq ans deux plans successifs d'optimisation d'abord des impressions papier et ensuite de la gestion documentaire globale : les plans OptiPrint 1 et 2.

« Il y a cinq ans, notre parc d'imprimantes était hétérogène, il y avait des scanners qui trainaient ici ou là... » se souvient Jean-Claude Cathelineau, directeur aux achats de systèmes d'information chez Air France KLM. Face à cette situation, OptiPrint 1 et 2 avaient pour buts d'atteindre l'excellence en terme de services autour du document (impression, partage, accès...), d'innover autour du circuit du document et de prendre en compte la responsabilité sociétale et environnementale (RSE) de la Compagnie. Ce dernier point consistait notamment à diminuer considérablement le nombre d'impressions. Bien entendu, tout cela s'accompagne d'une volonté claire de baisser les coûts.

OptiPrint 1 a d'abord été testé dans deux services. Les imprimantes et les scanners y ont été remplacés par des multifonctions départementales. Au bout de six mois, les résultats obtenus ont incité à généraliser le dispositif en France. Un appel d'offres a alors été lancé et Ricoh a été retenu parmi sept fournisseurs candidats.

Le nombre d'imprimantes et de copieurs est passé de plus de 10 000 à environ 3700. Certains bureaux ont cependant conservé des imprimantes en propre pour des raisons de confidentialité, comme la DRH notamment.

30% d'économies

Jean-Claude Cathelineau indique : « après avoir réduit les coûts directs -de l'ordre de 30%- nous avons attaqué une logique de coût total de possession. » De plus, durant cette phase, Optiprint est devenu un plan international pour toutes les implantations d'Air France KLM (à ce jour, le déploiement des solutions n'est pas achevé dans tous les pays).

Au delà du déploiement des multifonctions avec scan-to-mail et recto/verso noir et blanc automatique, Air France KLM a mis en place une GED centralisée interfacée avec les copieurs multi-fonction. La sortie par impression sur papier n'est donc plus qu'un des traitements possibles d'un document circulant sur la GED, le multifonction devient en plus autant un périphérique d'entrée (grâce au scanner) que de sortie.

La GED est gérée en direct par Air France dans ses propres infrastructures tandis que les multifonctions sont infogérés par Ricoh.

Une phase 2 orientée green

La phase actuelle d'Optiprint 2 consiste à réaliser des « reportings green » en cours de mise au point. « Il est possible d'effectuer des rapports par typologie de document, par service, etc. pour responsabiliser les différentes entités du groupe » se réjouit Jean-Claude Cathelineau.

Air France KLM teste également la possibilité de n'imprimer que sur déverrouillage par badge. « L'avantage, c'est que le badge commun (qui sert aussi pour la cantine, l'accès aux bâtiments...) permettant seul le déblocage de l'impression, il y a moins de gachis de documents et plus rien de confidentiel ne traine ; l'inconvénient, c'est que l'on est obligé d'attendre son impression devant la machine au lieu que cela sorte pendant qu'on s'y rend » stipule Jean-Claude Cathelineau.

PublicitéEnfin, une dernière fonctionnalité est actuellement testée : l'impression mobile. Il s'agit d'utiliser le fait que les imprimantes sont gérées via la GED pour permettre d'imprimer à partir de smartphones. Cette possibilité est plutôt regardée comme une possibilité de nouveau service destiné aux passagers dans les aéroports.

La problématique de la conduite du changement

La problématique de la conduite du changement

« Les technologies que nous employons sont disponibles depuis des années et le vrai problème était donc de mener une véritable conduite du changement des comportements » observe Jean-Claude Cathelineau.

Le sponsor des plans Optiprint est membre du Comité Exécutif du groupe pusiqu'il s'est agi du directeur général délégué aux achats. Jean-Claude Cathelineau se réjouit : « c'est lui qui a expliqué les enjeux ». Mais la communication a été intense. Ainsi, un camion de formation s'est déplacé sur les différents sites d'Air France pour expliquer aux salariés les nouveaux process et distribuer des brochures ainsi que des affiches.

Sur Optiprint 1, le modèle tarifaire de Ricoh comprenait une partie fixe et une partie variable lié au volume. Sur Optiprint 2, tout a été intégré dans un prix à la page imprimée. Après les 30% d'économie du premier plan, le deuxième a permis d'économiser en « pied de la facture » environ 5% de plus.

L'un des facteurs de choix de Ricoh pour infogérer les multifonctions a d'ailleurs été sa capacité à s'impliquer proactivement dans cette gestion du changement.

La responsabilité sociétale au delà du green

Ricoh s'est également engagé à confier 20% du montant de sa prestation à des entreprises adaptées (ex-CAT, centres d'aide par le travail, pour travailleurs handicapés). « Nous avons l'habitude de ce genre de partenariat dans les achats de services de blanchisserie mais c'est la première fois dans l'informatique » indique Jean-Claude Cathelineau.

Après une première année « difficile », les personnels semblent aujourd'hui satisfaits. Optiprint 2 phase 1 est déployé à ce jour à hauteur de 85% des implantations de la compagnie. Mais, selon Jean-Claude Cathelineau, « il reste encore une marge d'optimisation du nombre d'impressions ».