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Agatha : récit d'une migration réussie sur une bureautique en SaaS

Christophe Duval, DSI d’Agatha Paris : « Durant le confinement, Google Meet a beaucoup contribué à la productivité. »

La marque de bijoux française a choisi en 2019 de migrer messagerie et bureautique sur G Suite. Un projet de transformation digitale parachevé durant le confinement, où les fonctionnalités de collaboration ont fait l'unanimité.

PublicitéAvec plus de 45 ans d'existence, Agatha Paris a vécu de nombreuses transformations. Cependant, jusqu'en 2015, l'entreprise avait encore peu investi dans le digital. Quand Christophe Duval, DSI d'Agatha Paris, rejoint la société, il entame un gros travail de fond pour accompagner celle-ci dans sa mutation numérique. « Nous avons mené plusieurs gros chantiers de refonte, aussi bien sur les ERP que sur l'infrastructure et la sécurité », raconte celui-ci. Depuis quelques mois, l'aboutissement de tous ces travaux commence à porter ses fruits pour la marque de joaillerie. Restait un dernier chantier à mener : la migration des serveurs de messagerie et des fichiers bureautiques vers le Cloud. « Pour une PME comme la nôtre, cela n'a pas de sens de rester sur des solutions internalisées. Il y a longtemps, beaucoup d'entreprises avaient leur propre groupe électrogène, aujourd'hui, cela ne viendrait plus à l'idée de personne. Nous sommes dans une situation comparable avec les serveurs, hormis pour les organisations avec une forte sensibilité stratégique », estime le DSI.

Le département IT compare alors les solutions G Suite et Office 365, pour retenir finalement la première. « Notre choix s'est basé à la fois sur des critères financiers et de confort. La solution de Google est réellement full web, tandis que Microsoft vient du monde du client lourd. Il subsiste des différences notables en termes de maintenance et d'installation », explique Christophe Duval. « Pour une PME, installer Chrome et voir que tout fonctionne d'emblée est appréciable, la gestion des postes de travail est bien plus légère. »

Une migration effectuée par la DSI

L'entreprise a décidé de réaliser la migration en interne, pour des raisons budgétaires. « Cela s'est très bien passé », témoigne Christophe Duval. « Pour la partie messagerie, Google fournit deux types d'utilitaires pour effectuer la migration. Dans notre cas, deux jours ont suffi pour migrer nos serveurs Exchange. La migration des archives a pris un peu plus de temps, car il fallait récupérer celles-ci auprès de chaque utilisateur puis les basculer dans le Cloud. Au total, nous avons migré 400 boîtes mail en une quinzaine de jours » détaille le DSI. Autre facteur limitant, au-delà du processus en lui-même, le réseau. « Le débit n'est pas extensible à la demande. La fibre représente déjà un coût non négligeable, aussi nous avons fait avec les capacités dont nous disposions ». Pour les fichiers, la DSI a recréé l'arborescence des serveurs internes sur le Drive, afin que les utilisateurs retrouvent plus facilement leurs repères.

Afin d'accompagner la bascule, l'équipe IT a mis à la disposition des collaborateurs différents webinars et tutoriels, destinés aussi bien à ceux qui souhaitaient un démarrage rapide qu'aux utilisateurs désireux de découvrir les fonctionnalités plus avancées. Dans les faits, ces outils sont souvent peu consultés, et les premiers jours voient surgir beaucoup de questions redondantes, comme l'a constaté Christophe Duval. « Il y a inévitablement quelques frictions au démarrage, mais assez vite, les utilisateurs s'aperçoivent que leurs questions ont déjà des réponses. Par ailleurs, une partie d'entre eux utilisaient déjà les outils Google à titre personnel, ce qui a aidé », observe le DSI.

PublicitéHausse de la performance collaborative

Rapidement, l'entreprise a constaté les premiers bénéfices. « Les fonctionnalités de partage de document, de coédition ont beaucoup contribué à la performance collaborative », pointe Christophe Duval. Intuitifs, les outils ont vite été adoptés, même par des collaborateurs pas forcément technophiles. Le confinement a fini de convaincre les plus ancrés dans leurs habitudes, qui ont vu à cette occasion à quel point le Cloud simplifiait l'échange d'information et la collaboration. « Avec les réunions Google Meet, les gains de productivité étaient flagrants », ajoute le DSI.

La couverture fonctionnelle de la solution cloud n'a pas été un frein. « Le plus souvent, seuls 10% des fonctionnalités des outils bureautiques sont vraiment utilisées. Je n'ai à ce jour rien rencontré que je puisse faire sur Excel et pas sur G Suite. L'absence de notions comme les chemins de fichiers est même un atout, en évitant d'avoir des liens qui sautent car ils ne sont plus à jour », illustre le DSI. Celui-ci apprécie également les capacités de recherche de Gmail, en particulier l'indexation automatique du contenu des pièces jointes. « Une fois que l'on sait s'en servir, c'est une source de gain de temps précieuse pour les utilisateurs ». Même si les solutions Cloud impliquent des coûts récurrents importants, les bénéfices observés, que ce soit sur l'efficacité ou la souplesse, justifient pleinement ce choix, selon Christophe Duval.