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Agapes Restauration fluidifie sa gestion de notes de frais grâce à sa digitalisation

Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes, se réjouit de la modernisation du processus de gestion des notes de frais.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°192 !

Infrastructures comme applicatifs nécessitent un pilotage fort

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Le groupe Agapes Restauration a choisi le SaaS SAP Concur pour gérer ses notes de frais au lieu de processus papier. Ce choix s'est opéré dans le cadre d'un vaste projet de transformation avec adoption massive de solutions cloud. Des précautions et bonnes pratiques ont permis le plein succès d'un projet très sensible pour les collaborateurs et qui se transforme souvent en bombe à retardement.

PublicitéPropriété de l'Association Familiale Mulliez (souvent abusivement désignée comme le « groupe Auchan »), le groupe Agapes Restauration comprend plusieurs enseignes de restauration classique et rapide (Flunch, Amarine, Pizza Paï, Trois Brasseurs, Il Ristorante...), de plats à emporter, à faire livrer ou manger sur place (So Good, Salad&Co, Le Petit Cuisinier...) et le charcutier-traiteur Festein d'Alsace. Agapes revendique la troisième place sur le marché de la restauration en France avec 356 restaurants dans l'Hexagone et 24 à l'étranger (Italie, Canada). En tout, le groupe compte 10 500 collaborateurs. Avec la crise sanitaire, la plupart des établissements sont actuellement fermés afin de préserver au maximum la trésorerie.

Depuis 2014, le groupe est doté de SAP ECC 6 on premise pour sa fonction comptabilité/finances. Paye et GRH sont, elles, sous Meta4, également on premise. Mais, depuis 2016, la DOSI a effectué un virage vers le cloud et la digitalisation des process avec une architecture générale de type plate-forme. Rapidement, la bureautique et la messagerie ont basculé sous Google Workspace (ex-Gsuite). Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes, indique : « le cahier des charges de toutes les nouvelles solutions, à partir de ce moment là, exigeait à chaque fois des solutions leaders sur le marché, en SaaS, et utilisant le SSO de Google. » En 2018, la gestion des notes de frais a suivi cette logique. Depuis la fin de ce projet, d'autres ont été menés, notamment la dématérialisation des factures entrantes et sortantes avec Esker. La gestion des notes de frais était le premier projet mené dans cette logique tout en étant sensible : on parle de l'argent dû aux collaborateurs !

Une procédure antérieure fortement optimisable

Mais, quand il s'agit d'un groupe de restauration, de quelles notes de frais parle-t-on ? « Tout d'abord, dans les restaurants, il y a les petits dépannages où l'on achète quelque chose en urgence dans l'hypermarché voisin et, au niveau du siège, il y a les déplacements sur le terrain, sans oublier les repas d'équipes ou autres repas avec ou sans invité » répond Jean-Luc Billaut. En tout, cela représente environ 5000 notes de frais par an pour environ 750 personnes. C'est nettement moins qu'auparavant où le total annuel pouvait atteindre 12 000. Entre les deux, Agapes a remis de l'ordre, par exemple en centralisant les notes de frais entre les mains des seuls directeurs pour les restaurants. En cas d'urgence, si un salarié doit opérer la dépense, c'est le directeur qui le rembourse avant de se faire lui-même rembourser par l'entreprise. Pour les déplacements, les frais de transports (trains, avions...) sont gérés, sauf urgence extrême, par une agence de voyage et donc traités comme des factures fournisseurs ordinaires.

PublicitéAvant le projet mené, les notes de frais en format papier empruntaient le circuit des navettes de courrier jusqu'au siège, à Lille. Sur place, elles étaient traitées manuellement pour leur enregistrement comptable. Les collaborateurs subissaient des délais importants et n'avaient aucune visibilité sur le suivi. Le projet de digitaliser naît début 2017 et un appel d'offres est lancé mi-2017. Après le process de choix et cinq mois de chantier d'implémentation, c'est mi-2018 que la nouvelle procédure digitalisée a été effectivement mise en place.

Un changement se prépare

A l'issue de l'appel au marché, trois solutions finalistes ont été choisies : Nautilus, SAP Concur (utilisé par Kiabi) et KDS (utilisé par Boulanger). Boulanger et Kiabi sont d'autres entreprises de l'Association Familiale Mulliez. Les trois répondent bien sûr aux exigences de base (SaaS, solutions leaders, présentes à l'internationale, SSO). Le groupe de projet a été mené par Jean-Luc Billaut, qui connaît bien ses collègues de la comptabilité pour venir de ce service, mais en intégrant des utilisateurs (comptables, contrôleurs de gestion, métiers...). Jean-Luc Billaut insiste : « ce genre de projet suppose une forte crédibilité et une implication de la direction ». Au fur et à mesure de l'avancement, l'équipe projet distille les teasers sur l'intranet du groupe. Puis, au moment d'un pilote au sein de l'enseigne Pizza Paï, s'ajoute un récit de l'expérimentation. Vient enfin le temps des annonces lors de la généralisation. « Au siège, j'ai réalisé moi-même les formations pour le personnel local mais aussi pour les contrôleurs de gestion qui, ensuite, ont réalisé les formations pour les régions lors des réunions réseaux même si je les ai accompagnés pour le Nord » raconte Jean-Luc Billaut. Le déploiement a été opéré sans aucun déplacement sur le terrain. Bien entendu, les utilisateurs finaux pouvaient compter sur l'assistance du service informatique pour le niveau 1 et sur le chef de projet pour le niveau 2, les demandes étant d'ailleurs « extrêmement rares ».

Flunch est l'enseigne la plus connue du groupe Agapes Restauration.

Au delà du respect des exigences de base, la solution SAP Concur a été choisie par le groupe de projet parce qu'elle proposait une vraie application mobile qui est le seul point d'entrée utilisé par les personnels demandant un remboursement. Elle était, de plus, parfaitement intégrée avec l'ERP de SAP (l'avantage d'avoir un même éditeur !). Enfin, Jean-Luc Billaut avoue la place importante de la relation avec les équipes de l'éditeur : très bons vendeurs (c'est le minimum) mais aussi très bons implémenteurs et excellence du SAV. Le responsable du projet insiste sur un point à ses yeux tout à fait essentiel : « il faut faire très attention aux paramétrages comptables lors de l'implémentation de l'outil afin que les écritures soient correctes et donc faire la check-list de tous les cas qui vont se présenter. Concur peut gérer des dépenses avec des sous-dépenses. Beaucoup de projets de gestion des notes de frais sont à recommencer parce que les définitions de types de notes de frais avec les écritures comptables induites ont été mal paramétrées, ce quelles que soient les qualités du logiciel utilisé. »

L'utilisateur n'est pas un comptable

Pour un bon usage et une bonne acceptation d'un outil de ce type, il est impératif que l'utilisateur n'ait pas l'impression de faire de la comptabilité à la place des comptables. L'utilisateur dispose donc d'un justificatif papier à se faire rembourser (un ticket de caisse par exemple). Il va utiliser son propre smartphone (très peu de collaborateurs ont un smartphone professionnel) sur lequel a été chargé l'application mobile Concur Expense pour photographier cette facture et indiquer la nature de la dépense. La note de frais va être automatiquement générée avec reconnaissance optique des caractères et remplissage des champs reconnus. Bien entendu, l'utilisateur peut modifier ou compléter les informations avant de valider. Concur va vérifier le respect des règles paramétrées (par exemple : le montant maximum d'un repas au restaurant) et, le cas échéant, générer une alerte non-blocante. « Ce sont les hiérarchiques qui valident et sont responsables, pas l'application » tranche Jean-Luc Billaut.

Ensuite, les responsables utilisent également l'application mobile pour valider la dépense. Ils reçoivent pour cela une alerte, avec le cas échéant des rappels. En cas de congés, il y a possibilité de déléguer la validation à un autre utilisateur. Et, en cas d'oubli, les administrateurs de l'application, au contrôle de gestion, peuvent aussi valider. Une fois validée, la dépense est transformée en écriture comptable directement dans SAP. Elle est alors imputée au compte personnel du salarié concerné et il y a normalement deux remboursements par semaine, donc une réactivité sous trois jours (avec la crise sanitaire, les délais sont rallongés). Comme le contrat avec l'agence de voyages venait d'être renouvelé lors du lancement du projet, la partie « gestion/réservation des voyages » (avec le suivi des trajets via Google Maps) de Concur n'est pas actuellement utilisée. Au final, outre la réactivité et la satisfaction induite des utilisateurs, le projet a permis de réaffecter 1,7 équivalent temps plein à des tâches plus porteuses de valeur que de traiter des notes de frais. Le déploiement international est toujours en cours : achevé au Canada, il est prêt pour l'Italie mais la situation sanitaire l'a paralysé.