Stratégie

Achats publics informatiques : l'UGAP défend sa valeur ajoutée

La centrale d'achats du secteur public a réuni les acheteurs de collectivités locales, d'administrations et d'établissements publics. L'occasion de revenir sur un bon usage de l'UGAP et la valeur propre de cet établissement.

PublicitéL'UGAP (Union des groupements d'achats publics) organisait un forum sur l'achat public informatique le 20 juin à l'Hôtel Pullman Bercy à Paris. L'informatique et les télécommunications représentent en effet une grosse partie des 1,5 milliards d'euros d'achats annuels mutualisés au travers de l'UGAP. Très longtemps considéré comme un grossiste de prestations, matériels et logiciels revendus sur catalogue aux établissements publics, administrations et collectivités locales, l'UGAP tient à rappeler et défendre son rôle d'expert en achat. L'Union peut ainsi intervenir sur des marchés très spécifiques.

La stratégie de l'UGAP est ainsi déclinée en cinq axes : la diversifications produits, la « servicisation » (passer d'une logique produits à une logique de service global), l'expertise achat, être un relais des politiques publiques (soutien aux PME qui représentent 65% des fournisseurs référencés, développement durable, etc.) et enfin la performance achat. Cette performance s'exprime dans la réduction du coût total de possession des équipements ainsi que l'anticipation des incidents possibles comme l'obsolescence technologique ou la défaillance des fournisseurs.

Recourir à l'UGAP est reconnue depuis longtemps comme une simplification et un gain de temps pour les acheteurs publics. En effet, pour profiter des offres sur catalogues, il n'est pas nécessaire de réaliser toute la lourde et lente procédure des appels d'offres publics. L'UGAP l'a déjà réalisée et mutualisée en amont. « Les acheteurs publics opérant chez nos clients peuvent se reposer sur nos process et ainsi dégager du temps pour mieux accompagner les métiers sur la définition du besoin » explique Sonia Habiban, Directrice Etat et Grands Opérateurs à l'UGAP.

La valeur est dans le service rendu

Dans l'optique de la « servicisation », même l'achat sur catalogue peut utiliser l'expertise de l'UGAP. Ainsi, la Mairie de Noisy-le-Grand a choisi de s'équiper de postes de travail virtualisés sur clients légers et en profitant pour migrer vers Microsoft Office 2010. Tous les éléments ont été achetés au catalogue de l'UGAP mais le DSI à confier le support de niveau 1 et de niveau 2 à l'UGAP pour ainsi disposer d'une solution globale de poste de travail.

La « servicisation » peut ainsi amener l'UGAP à proposer des services avant-ventes (audits, études...) comme après-ventes (support...).

Même des achats spécifiques très pointus peuvent être passés en s'appuyant sur l'UGAP. Patrick Guyonneau, adjoint au chef de service des technologies et des systèmes d'information du Ministère de l'Intérieur, a pris l'exemple du projet LAPI. La Lecture Automatique des Plaques d'Immatriculations amène à équiper les véhicules de police et de gendarmerie de dispositifs pouvant reconnaître les immatriculations des autres véhicules avant de vérifier si cette immatriculation correspond à des véhicules recherchés ou signalés (volés par exemple). Ce projet est par nature unique. Mais il a pourtant été mené en s'appuyant sur les acheteurs de l'UGAP. « Nous avons recouru à l'UGAP pour bénéficier de l'expertise des acheteurs » indique Patrick Guyonneau.

PublicitéRecourir à l'UGAP même pour de très gros volumes...

En photo : Sonia Habiban (Directrice Etat et Grands Opérateurs à l'UGAP) et Pascal Jacquet (Directeur de la région Ile-de-France à l'UGAP).

Recourir à l'UGAP même pour de très gros volumes

Ce recours à l'expertise des acheteurs de l'UGAP a été aussi le choix de Pôle Emploi. Pourtant, sur le milliard d'euros d'achats annuels opérés par cet établissement, 300 millions concernent l'informatique avec 300 contrats auprès de 200 fournisseurs. Gilles Collet, chef du département achats des services et produits informatiques au secrétariat général de la DGA SI de Pôle Emploi, justifie : « nous achetons sur catalogue auprès de l'UGAP mais en renégociant les tarifs avec les fournisseurs vues les quantités que nous sommes amenées à acquérir, de telles quantités n'ayant pas à être en standard dans le catalogue. Et nous bénéficions de leurs experts, par exemple pour obtenir une cotation avant appel d'offres : le montant indiqué est toujours, jusqu'à présent, tombé assez juste. »

« Notre métier n'est pas d'acheter mais de faire des systèmes d'information qui marchent » renchérit Gilles Aragou, DSI adjoint au Service départemental d'incendie et de secours des Yvelines (SDIS 78). Pour lui, le recours à l'UGAP est avant tout un gain de temps. Le site e-commerce du grossiste public permet en effet la circuit de validation de l'achat public : un service passe une commande dans le catalogue et cette commande va devoir être validée selon le processus habituel du secteur public avant d'être exécutée. De plus, éviter de déclencher un appel d'offres pour des achats courants relève pour lui du bon sens. « Le temps que l'on reçoive les devis des fournisseurs pour acheter des PC sur appel d'offres, ceux achetés par l'UGAP sont déjà livrés » explique-t-il.

Déléguer des tâches sans valeur ajoutée

A la CNAM-TS (Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés), les volumes achetés permettent également de se passer de l'UGAP en termes de remises sur quantités. Mais les achats à la fois très techniques mais sans valeur ajoutée particulière, comme les PC par exemple, gagnent à passer par l'UGAP pour, encore une fois, gagner du temps et réserver les ressources internes limitées aux tâches les plus porteuses de valeur ajoutée. « Nous baissons ainsi significativement les coûts administratifs des achats » se réjouit Sylvie Falcoz, sous-directrice des achats informatiques, télécoms et éditiques à la CNAM-TS. En fin de contrat cadre sur l'achat d'un logiciel, la CNAM-TS n'a pas relancé de consultation mais a préféré passer par l'UGAP.

La CNAM-TS recourt également à l'UGAP pour certains achats ponctuels. En tel cas, c'est l'expertise des acheteurs qui est recherchée, ainsi que l'ouverture à des fournisseurs inhabituels. « L'UGAP n'est pas qu'un pousseur de boîtes » relève Sylvie Falcoz.

Et le respect des normes ?...

En photo : Sonia Habiban (Directrice Etat et Grands Opérateurs à l'UGAP) et Pascal Jacquet (Directeur de la région Ile-de-France à l'UGAP).

Et le respect des normes ?

Assez curieusement, malgré la succession des témoins, aucun n'a spontanément abordé la question de l'usage de normes pour éviter d'être enfermé avec un fournisseur imposant ses propres formats pour empêcher la réversibilité. Le problème est notamment grave avec des fournisseurs dominant leur secteur comme Microsoft ou Cisco.

Wilfried Boudas, directeur des achats de l'UGAP, insiste sur le fait que les normes sont systématiquement des critères dans les cahiers des charges. Les utiliser fait partie de l'expertise revendiquée par l'UGAP. Mais il a admis en aparté passer des appels d'offres pour acheter des logiciels précis, comme, notamment, Microsoft Windows... pour répondre à la demande de ses clients, acheteurs publics en collectivités, en administrations ou en établissements publics.

En photo : Sonia Habiban (Directrice Etat et Grands Opérateurs à l'UGAP) et Pascal Jacquet (Directeur de la région Ile-de-France à l'UGAP).