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A l'Hôpital Saint-Joseph, le 0 papier et la rapidité passent par la reconnaissance vocale

Olivier Boussekey, DSI de l'Hôpital Saint-Joseph à Paris, a diminué le délai entre la production et la disponibilité de l'information.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°121 !

Le bon outil au bon endroit

Le bon DSI, comme le bon ouvrier, a le bon outil. Ou plutôt les bons outils. Bien choisir une architecture et les bonnes solutions pour délivrer le bon service au meilleur coût : c'est là le coeur du métier. Ce bon outil peut être purement métier, d'infrastructure commune à tous les métiers ou...

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L'Hôpital Saint-Joseph, à Paris, a déployé une solution de Nuance pour l'ensemble des médecins afin d'accroître la réactivité pour les diagnostics.

PublicitéSitué dans le quatorzième arrondissement de Paris, l'Hôpital Saint-Joseph est une structure privée sans but lucratif de 553 lits et 90 places de jour. Il emploie 260 médecins (168 équivalents temps pleins), 133 internes et 146 externes. Parmi les enjeux de cet établissement, la dématérialisation globale est probablement l'un des plus importants. Il s'agit en effet d'adopter le « 0 papier » non pas pour des raisons écologiques mais pour améliorer l'efficacité des équipes et la sécurité des données sensibles. Pour faciliter cette dématérialisation globale et accroître son efficacité, l'établissement a décidé d'opter pour la reconnaissance vocale avec des solutions de Nuance.
400 personnes (médecins, internes...) sont susceptibles de réaliser (ou de faire réaliser) des comptes-rendus médicaux. La procédure classique était d'enregistrer sur cassettes, grâce à un dictaphone, une série de comptes-rendus. Lorsqu'une cassette était pleine ou en fin de journée, elle était retranscrite par une secrétaire médicale. Il en résultait un délai important entre la production de l'information médicale et sa disponibilité dans le dossier patient ou par les médecins de ville. La première étape du changement a été l'adoption du dictaphone numérique. Chaque compte-rendu était déposé au fur et à mesure sous forme de fichier son sur un serveur avant d'être retranscrite sans attendre l'arrivée d'une cassette.

Gagner du temps

« A quelques exceptions près de secrétaires médicales très expérimentées, la retranscription manuelle n'avait aucune valeur ajoutée mais ralentissait la disponibilité des comptes-rendus » relève Olivier Boussekey, DSI de l'Hôpital Saint-Joseph. Les horaires de travail pouvait accroître les délais. Par exemple, une consultation opérée un vendredi soir n'était transcrite au mieux que le lundi suivant.
Olivier Boussekey indique : « nous avons mené une réflexion sur la valeur métier. La valeur est créée par le médecin. Elle doit être rendue disponible dès que possible. » Or un compte-rendu retranscrit implique un délai avant le début de la retranscription, une durée de frappe, des étapes de validation/correction par échanges entre le médecin et la secrétaire, une mise sous pli et envoi postal aux médecins de ville...
L'hôpital a donc choisi d'opter d'une part pour la messagerie médicale sécurisée si le médecin correspondant est équipé, d'autre part pour le traitement des comptes-rendus par la reconnaissance vocale. Les délais de production et de diffusion sont alors tout simplement supprimés.

Une information captée au fil de l'eau

Une fois le principe de la reconnaissance vocale choisi, l'hôpital a mené une réflexion sur les process métier. « L'information est souvent produite en amont de la dictée du compte-rendu qui n'est, finalement, qu'une synthèse d'un travail réalisé au fil de l'eau » observe Olivier Boussekey. Il s'agissait donc de capturer cette information au fil de l'eau, sans saisie au clavier. Deux types de reconnaissance étaient possibles : un outil strictement intégré au dossier patient DxCare de Medasys ou bien un moteur « au curseur ». Cette seconde solution a été choisie et permet d'utiliser la dictée vocale comme un mode de saisie ordinaire, les logiciels ne « voyant » pas la différence entre la saisie au clavier et la transcription d'un fichier vocal.

Tous les micro-ordinateurs ont donc été équipés d'un microphone ordinaire afin de permettre une dictée à tout moment. Dans les environnements bruyants (urgences...), un dictaphone numérique capable de filtrer les bruits d'ambiance et relié par USB a été installé à la place du microphone ordinaire.

PublicitéLe choix de la solution technique

Une fois les choix métiers opérés, il restait à trouver la bonne solution technique. Un appel d'offres a donc été lancé. Olivier Boussekey se souvient : « beaucoup de candidats ont proposé Nuance mais souvent en version sur poste de travail. » Or les médecins sont mobiles, passant d'un bureau à différents services. Il était donc nécessaire que l'outil ne soit pas lié à des postes de travail définis. Bien entendu, comme on parle d'information médicale, le SaaS ou une autre forme d'externalisation étaient tout à fait exclues. Dragon Medical Direct de Nuance a donc été choisi.

Les postes de travail dispose d'un logiciel client qui permet de lancer l'enregistrement, d'envoyer le son au moteur de reconnaissance vocale puis d'assurer le rapatriement du texte transcrit là où est le curseur. Le système de reconnaissance et de transcription est centralisé sur le cloud privé de l'hôpital avec deux serveurs virtuels VMware pour gérer les échanges avec les clients, un serveur virtuel pour le moteur lui-même et un dernier pour la bonne de données avec les options des locuteurs. « Rien ne sort de l'hôpital et il n'est pas non plus possible d'appeler le service de l'extérieur -y compris pour du télétravail- grâce à un filtrage IP » insiste Olivier Boussekey. Contrairement à la situation antérieure, il n'y a même plus de stockage intermédiaire de l'enregistrement MP3, donc la sécurité aussi a été améliorée.

L'apprentissage, un vrai frein

Sur les 400 locuteurs potentiels, 310 utilisent effectivement la solution, 260-270 étant des utilisateurs très réguliers. L'outil n'est pas utilisé quand la frappe directe est plus rapide que la dictée, notamment pour des textes courts dans le dossier patient. La première version déployée obligeait chaque locuteur à passer 20 minutes à lire un texte pour que le logiciel apprenne à reconnaître la voix. De plus, cette version rencontrait des soucis grammaticaux (accords masculins/féminins par exemple). Par contre, la reconnaissance du vocabulaire médical était excellente. Les pertes de temps pour effectuer des corrections ont amené une diminution du nombre d'utilisateurs.
L'hôpital a voulu être site pilote de la nouvelle version pour ne plus rencontrer ces limitations. La qualité grammaticale et orthographique s'est ainsi fortement accrue même si tout n'est pas encore parfait. Surtout, il n'est plus nécessaire d'effectuer les vingt minutes d'apprentissage. « Pratique avec les internes et les externes ! Il suffit de leur montrer comment l'outil marche en moins d'une minute » se réjouit Olivier Boussekey. Surtout, il a pu constater que « avec al première version, la reconnaissance vocale était un point négatif dans l'ensemble du programme de dématérialisation tandis que, aujourd'hui, elle en est un point fort. »

Un projet technique et humain

Le coût de la solution n'est pas neutre : 800 euros par utilisateur à l'installation, auxquels s'ajoutent 115 euros de maintenance par utilisateur et par an. Quel ROI peut être mis en face ? Au départ, il y avait 120 secrétaires médicales passant la moitié de leur temps en saisie. L'hôpital visait une diminution de trente postes tout en améliorant l'accueil patient et le service rendu au médecin. Dans les faits, 15 postes ont pu être supprimés sans aucun licenciement alors que l'activité médicale s'est accrue de 12%.
Il y a eu cependant une petite adaptation métier à opérer. En effet, les médecins avaient pris l'habitude de donner des instructions à leurs secrétaires à la fin d'un compte-rendu. Or ces instructions ne doivent plus être transmises ainsi faute de quoi elles apparaissent dans le compte-rendu. L'hôpital a donc demandé l'ajout d'une fenêtre de messagerie interne dans le dossier patient.