Management

10 mythes à éviter sur la gestion de projet

Les chefs de projet ne peuvent pas tout régler, en particulier lorsque les problèmes n'ont pas été résolus depuis longtemps (photo Pixabay).

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°157 !

Comment les DSI américains réussissent leurs travaux d'Hercule

Les épreuves rencontrées par les DSI américains sont au moins autant difficiles à relever que celles de leurs homologues français. Ce sont d'ailleurs souvent les mêmes, que ce soient des embuches technologiques, organisationnelles ou managériales. Nos confrères de CIO Etats-Unis ont raconté comment...

Découvrir

Trop souvent, la gestion de projets dérape en raison de mythes tenaces qui obscurcissent la vision des managers.

PublicitéChaque industrie, profession ou entreprise se développe et fonctionne avec des règles et des directives. Elle vit aussi avec des mythes qui perturbent ses gestionnaires de projet. Voici les 10 mythes de gestion de projet les plus courants. Reconnaître ces mythes et travailler pour surmonter les défis qu'ils peuvent créer est essentiel pour s'assurer que les projets sont planifiés, exécutés et complétés en fonction des meilleures pratiques et non pas d'idées fausses.

1. Tout dans un projet est réparable
Les spécialistes de la gestion de projet sont des experts pour diriger leurs équipes vers la réussite, la réduction des risques, la collaboration avec les parties prenantes, la résolution des conflits et bien d'autres choses. Mais ce ne sont pas des magiciens. Les chefs de projet ne peuvent pas tout régler, en particulier lorsque les problèmes n'ont pas été résolus depuis longtemps. Il est important que les chefs de projet, les parties prenantes et les sponsors reconnaissent et acceptent quand il en est temps de mettre fin à une tâche ou à une initiative, au lieu de consacrer plus de ressources à la recherche d'une cause perdue.

2. Les clients savent toujours ce qu'ils veulent
On suppose généralement que les parties prenantes savent ce qu'elles cherchent. C'est tout le contraire. Elles ne comprennent que ce qu'elles espèrent atteindre, pas exactement ce qui est requis, ni à quel point leur liste de souhaits est réaliste, pas davantage comment les différentes parties de la liste de souhaits se contredisent. C'est là que les chefs de projet et leurs équipes peuvent aider à affiner la liste de souhaits pour aider à identifier les objectifs du projet qui répondent aux objectifs stratégiques des parties prenantes. S'il ne zoome pas sur les besoins réels des parties prenantes, un projet peut manquer sa cible.

3. Une gestion de projet réussie n'est pas réplicable
L'application de la même approche, des mêmes techniques, outils, style de collaboration ou méthodologie à un nouveau projet similaire au précédent n'est pas une garantie de succès. Il y a beaucoup d'autres facteurs internes ou externes qui pourraient modifier les résultats d'un projet, tels que le moment, le processus, les différences humaines, technologiques, culturelles ou autres. Ce qui peut sembler être un léger changement pourrait se traduire par un écart important. Chaque projet devrait être planifié et exécuté séparément. Certains aspects des projets précédents peuvent être appliqués, mais avec une diligence raisonnable et uniquement lorsque cela est approprié.

4. Tous les chefs de projet peuvent exécuter n'importe quel projet avec succès
Même si un grand pourcentage de professionnels en gestion de projet ont la même formation et sont tenus de satisfaire aux mêmes exigences en matière de formation et d'expérience, ils ne sont pas tous les mêmes. Peu importe à quel point deux professionnels de la gestion de projet peuvent paraître semblables sur le papier, chaque individu apporte différents points de vue. Leurs expériences, leurs visions, leurs styles de leadership et de collaboration, leurs approches, leur exposition aux projets ou à l'industrie et les leçons apprises façonneront ce qu'ils offrent et la manière dont ils abordent un projet donné

Publicité5. Les nouveaux chefs de projet ne sont pas aussi efficaces que les vétérans
Chaque gestionnaire de projet devrait être évalué en fonction de sa formation, de son expérience et de son approche de la gestion de projet. Mais l'expérience n'est pas une garantie de succès, et le manque d'expérience n'est pas une garantie d'échec. Certains projets nécessitent l'expérience d'un gestionnaire de projet chevronné et d'autres projets nécessitent un nouveau point de vue. Il peut être difficile pour les chefs de projet chevronnés, les parties prenantes ou les sponsors d'accepter qu'une approche plus récente, de la part d'un chef de projet moins expérimenté, puisse créer une opportunité pour un plus grand succès du projet.

6. Les chefs de projet peuvent résoudre tous les conflits
Beaucoup de chefs de projet excellent dans la résolution des conflits, mais cela ne signifie pas qu'ils peuvent résoudre tous les conflits. Les gestionnaires de projet doivent souvent s'adresser à des sponsors pour les aider à résoudre les conflits impliquant les membres de l'équipe, les parties prenantes ou le chef de projet lui-même. Dans ces cas, une aide extérieure ou une médiation sera requise. La résolution des conflits exige la volonté de toutes les parties de résoudre les problèmes, et si toutes les parties ne sont pas disposées à le faire, les chefs de projet ne peuvent tout simplement pas faire de miracles.

7. Les changements d'échelle indiquent qu'un projet se dirige vers des nouveaux problèmes
Les changements d'échelle sont courants dans les projets et ne signifient pas nécessairement les problèmes ou les échecs du projet. En fait, selon l'industrie, la nature du projet, sa complexité ou d'autres facteurs, les changements d'échelle peuvent être un événement attendu ou nécessaire. Des inquiétudes concernant les changements d'échelle se produisent lorsque ces changements sont fréquents et inattendus, et lorsque la direction future d'un projet reste incertaine après le changement d'échelle.

8. Le chef de projet est le meilleur expert d'une équipe
C'est une idée fausse mais commune, émanant parfois des intervenants, des commanditaires, des équipes, des fournisseurs ou des gestionnaires de projet eux-mêmes. Le rôle d'un chef de projet est de faciliter, de guider tout au long du cycle de vie et de tirer parti des connaissances des experts en la matière d'autres secteurs de l'entreprise pour l'exécution d'un projet.

9. Si un projet respecte le budget et l'agenda, il sera couronné de succès
Croyez-le ou non, de nombreux projets ont été exécutés avec le budget prévu et en respectant les délais. Bien que le budget, la livraison rapide et la qualité soient les pierres angulaires de la gestion de projet, il y a beaucoup d'autres considérations. Les livrables finaux, la manière dont le projet a été exécuté, la satisfaction des parties prenantes, la synergie de l'équipe et de nombreux autres facteurs jouent un rôle dans le succès ou l'échec d'un projet. En fin de compte, les parties prenantes déterminent si un projet a été un succès.

10. Les projets sont réalisés à la signature
Au moment où les parties prenantes ont accepté les projets et les ont approuvées, les membres de l'équipe projet peuvent être enclins à envisager la réalisation. La vérité est que, sans prendre le temps d'examiner les leçons apprises (et il y aura des leçons apprises dans tout projet), un projet n'est jamais pas vraiment complet. Les membres de l'équipe peuvent être tentés de considérer les leçons apprises comme un exercice répétitif et une perte de temps, surtout quand ils veulent simplement passer au nouveau projet, mais cette partie du projet est essentielle pour aider les équipes à ne pas répéter les erreurs. Tous les membres de l'équipe doivent être présents pendant cette partie du projet pour réduire les erreurs et créer plus de valeur pour les futurs intervenants.

Moira Alexander / IDG News Service (adapté par Didier Barathon)