Stratégie

10 bonnes pratiques pour mieux négocier avec vos fournisseurs

---

Les accords conclus par les directions informatiques avec les fournisseurs de technologies et de services sont d'une importance stratégique pour les organisations. De ce fait, une négociation efficace est un différenciateur clé, non seulement pour l'IT, mais aussi pour l'entreprise.

PublicitéDans un marché IT marqué par les turbulences, l'inflation et l'incertitude économique, le processus de contractualisation avec les fournisseurs de produits et services technologiques est devenu beaucoup plus difficile pour les DSI.

Les responsables IT constatent que les prix augmentent sans qu'il en aille de même pour les bénéfices fournis. Les fournisseurs de technologie étant moins dépendants d'un secteur ou d'une zone géographique en particulier, ils n'hésitent plus à adopter une ligne dure dans leurs négociations, observe Achint Arora, partenaire de la pratique d'assurance sur les prix chez Everest Group. « Les prix augmentent et les négociations deviennent plus difficiles », reconnaît Melanie Alexander, directrice principale de l'équipe gestion des achats, approvisionnements et fournisseurs de Gartner. « Les vendeurs n'accordent pas les mêmes concessions que par le passé. » L'évolution des réglementations liées à la confidentialité des données, à la souveraineté et à l'IA responsable complique encore les choses, car les clients et les fournisseurs intègrent aux négociations des discussions sur la responsabilité des parties, liée au respect d'exigences de plus en plus strictes... qui ont un impact sur les coûts .

De plus, les contrats technologiques comportent souvent plusieurs niveaux. Le fournisseur SaaS avec lequel vous négociez est peut-être limité par ses propres accords avec des fournisseurs IaaS et fournisseurs de services IT. « Les plus grands défis d'aujourd'hui sont la complexité et la conformité », pointe Brad Peterson, associé du bureau de Mayer Brown à Chicago et responsable de la pratique transactions technologiques dans le monde. « Il existe une gamme croissante de technologies et de fournisseurs. Avec des technologies telles que l'IA et des processus agiles, il est plus difficile de savoir quels engagements rechercher. Le nombre de parties prenantes ne cesse de croître. »

Les modèles de tarification et les indicateurs peuvent également être complexes, ce qui n'aide pas à comprendre à quel moment des coûts supplémentaires pourraient survenir, note Melanie Alexander. De fait, l'arithmétique peut être totalement opaque. « Certains contrats sont structurés comme une boîte noire, avec une vue limitée sur les composants et leur impact commercial », explique Achint Arora, ajoutant que les acheteurs ayant un accès limité aux données du marché sont désavantagés lors de la négociation. « Le côté vendeur a généralement l'avantage en matière d'information. »

Par ailleurs, les capacités technologiques, souvent fournies par des tiers, sont devenues intrinsèques aux opérations et à la croissance d'une entreprise, de sorte que les accords conclus par les responsables IT avec leurs fournisseurs et prestataires de services revêtent une importance stratégique. Une négociation efficace avec ceux-ci devient un facteur clé de différenciation non seulement pour l'IT, mais aussi pour l'entreprise elle-même.

PublicitéCi-dessous, des experts en contrats IT, qui scrutent quotidiennement les transactions et les prix, partagent les meilleures pratiques pour négocier efficacement avec les fournisseurs et obtenir les résultats recherchés.

1. Reconnaître l'importance du contrat

L'accord juridique entre le vendeur et le client n'est pas seulement un document qui freine le démarrage du projet ; il donne le ton à la relation et établit la performance attendue du ou des fournisseurs. Si ce que l'entreprise cliente recherche ne figure pas dans le contrat, cet objectif ne se matérialisera pas !

« Les plus grands faux pas découlent de l'application d'approches fonctionnant en interne dans toutes les organisations, observe Brad Peterson. Cela amène le responsable informatique à sous-estimer le rôle du contrat en tant que fondement de la relation avec un tiers, ainsi que l'importance des incitations, de la culture et des activités du fournisseur pour le succès du contrat. »

2. Prévoir du temps pour les allers-retours

S'entendre demande du temps. Les dirigeants informatiques doivent prendre ce facteur en compte dans le processus de négociation et résister à des métiers qui très souvent poussent pour que la transaction soit conclue rapidement. « Nous constatons souvent que les responsables informatiques ne laissent pas suffisamment de temps pour une négociation réussie, indique Achint Arora. Parvenir à un accord gagnant-gagnant demande de la patience de la part des deux parties. »

Ceci est particulièrement important pour les renouvellements des contrats sur des offres As-a-service. « Négliger de suivre les dates de renouvellement des contrats se traduit inévitablement par un manque de temps pour négocier efficacement », déclare Melanie Alexander. « Gérez de manière proactive les renouvellements de maintenance et de support logiciel, ainsi que les renouvellements SaaS, et accordez suffisamment de temps pour vraiment évaluer comment ces offres correspondent à votre feuille de route technologique. »

3. Rechercher l'expertise et les retours de plusieurs fonctions

Une foule de problèmes peuvent survenir lorsque ceux qui négocient sont déconnectés de ceux qui gèrent le volet opérationnel de l'accord, explique Marc Tanowitz, associé directeur de la pratique de conseil et de transformation chez West Monroe. « Cela provoque des frictions, car les opérations qui sont conceptualisées dans l'accord ne sont pas nécessairement transmises à l'équipe de livraison, poursuit-il. Cela peut finalement éroder la confiance et réduire la valeur offerte au client. »

Avant de négocier avec un fournisseur, la DSI doit être sur la même longueur d'onde que les autres directions métiers en ce qui concerne les objectifs fondamentaux, les risques acceptables et les normes permettant d'évaluer les conditions de l'accord, avant même qu'un contrat de produit ou de service ne soit sur la table. « L'achat IT est un sport d'équipe », affirme Brad Peterson. Les transactions conclues par les seuls utilisateurs métiers peuvent être techniquement douteuses. Les transactions conclues par des professionnels des achats seuls peuvent réduire les coûts, mais décevoir les utilisateurs. Les transactions conclues par les seuls services IT fournissent souvent une technologie de pointe, mais parfois à un coût élevé et avec un risque juridique. C'est pourquoi les dirigeants IT doivent constituer une équipe pour les conseiller - ou au moins obtenir des retours appropriés - lorsqu'ils décident des points clés d'une transaction.

Brad Peterson conseille de créer une équipe avec des représentants non seulement de l'IT, mais aussi des utilisateurs, des opérations, de la finance, des achats et du juridique. « Obtenez rapidement les conseils de spécialistes pour éviter des pièges coûteux, recommande-t-il. Et mettez au point un processus éclairé, efficace et efficient, conçu pour prendre de bonnes décisions tout en établissant des relations saines avec les tiers. »

4. Regarder plus loin que le seul prix

C'est le plus gros faux pas que Marc Tanowitz observe dans les négociations avec les fournisseurs : « Une focalisation excessive sur le prix - par exemple, le coût perçu le plus bas - plutôt que sur la valeur ». Il ajoute que les acheteurs informatiques qui travaillent en collaboration avec leurs fournisseurs de services pour structurer des solutions complètes, qui apportent de la valeur à leur entreprise, se retrouvent avec des niveaux de satisfaction plus élevés dans leurs relations avec les fournisseurs de services IT.

Les acheteurs IT peuvent penser qu'ils ont obtenu une bonne affaire s'ils demandent au fournisseur de baisser le prix. Mais ce n'est presque jamais le cas. En fait, des prix bas peuvent être un signal d'alarme - une indication de coûts cachés qui apparaîtront plus tard ou d'un sous-dimensionnement de la transaction par le vendeur. « Un accord à un prix trop bas peut avoir un impact négatif plus important qu'un accord basé sur des tarifs trop élevés », souligne Achint Arora.

5. Faire ses devoirs

« Tenez compte des repères, des normes du marché et de la stratégie avant d'entrer dans la salle de négociation », conseille Amy Fong, associée du groupe gestion des achats et des fournisseurs chez Everest Group. Le prix doit faire partie de l'évaluation préalable à la négociation, mais sans devenir le facteur principal.

« Construisez une vision holistique de la prestation de services et tenez compte de facteurs autres que les coûts, tels que la performance, l'efficacité et la gestion des risques », reprend Amy Fong.

6. Décider de son approche de négociation

« L'une des plaintes les plus courantes concerne les situations où l'une ou l'autre des parties considère que la négociation est gagnante/perdante, témoigne Achint Arora. Cela provient d'une stratégie de négociation basée sur une position trop rigide. » Adopter une position unilatérale pour répondre à vos propres besoins, exiger des résultats ou poser des ultimatums peut simplifier le processus ou l'accélérer, mais cela ne favorise pas la collaboration. « En fait, cela aboutit souvent à diviser les points de divergence, avec les deux parties qui font des compromis sur leurs bénéfices », constate Achint Arora.

Une approche plus efficace réside dans la négociation fondée sur les intérêts. « Dans ce cadre, les deux parties travaillent pour comprendre les besoins, les désirs et les problèmes à résoudre par l'autre, explique Achint Arora. Bien que cet effort supplémentaire puisse être difficile à mener - la déconstruction et l'analyse des positions peuvent être compliquées et nuancées - le processus se concentre davantage sur la résolution de problèmes. » Le résultat est une meilleure répartition de la valeur et, généralement, une relation plus forte avec le fournisseur. La recherche de gains mutuels, l'accord sur des conditions équitables et l'exécution d'un contrat équilibré devraient être l'objectif de toute négociation, abonde Amy Fong.

7. Ne pas s'arrêter aux solutions évidentes

Les acheteurs IT finissent souvent par négocier un accord comme étant une fin en soi, au lieu de chercher plus largement à générer de la valeur métier. Par exemple, ils peuvent se concentrer sur la signature d'un accord IaaS plutôt que sur la recherche d'une plate-forme fiable pour exécuter un logiciel spécifique.

Même lorsque la négociation commence sérieusement, il est avantageux de mettre de côté les prix dans un premier temps. « Concevez la bonne solution pour le métier avant de négocier le prix final, conseille Marc Tanowitz. Permettez aux fournisseurs de services de se différencier en fonction de leurs actifs, outils ou facteurs de différenciation qu'ils peuvent apporter aux opérations. »

Il peut également exister des modèles contractuels alternatifs qui ont du sens. « Les acheteurs devraient cesser de fuir les modèles commerciaux plus complexes tels que les contrats basés sur les résultats, observe Achint Arora. Discuter de contrats basés sur les résultats avec les fournisseurs de services devrait être une décision stratégique, orientée vers l'amélioration des résultats commerciaux pour les deux parties. »

8. Obtenir des prix tout compris et sécuriser les coûts

Même si les responsables IT adoptent une approche gagnant-gagnant pour conclure des accords avec les fournisseurs, il est important qu'ils protègent leurs intérêts. Cela commence par s'assurer d'obtenir un prix « tout compris » auprès des fournisseurs, afin d'éliminer les coûts inattendus, explique Brad Peterson.

Melanie Alexander conseille d'insister sur la mise en place de mécanismes de protection des prix dans les accords contractuels et pour leurs renouvellements. « Certains accords dépourvus d'une telle protection ont entraîné des augmentations des frais annuels de 5 % à 20 %, parfois plus, explique-t-elle. Négociez des plafonds sur les augmentations lors des renouvellements, faites en sorte de mettre au jour les coûts cachés et de vous en protéger, et incluez de la flexibilité dans le modèle de tarification ou la durée du contrat. »

Marc Tanowitz recommande également de « graver dans le marbre » toute amélioration de la productivité ou économies prévues, en les inscrivant dans les contrats des fournisseurs pour s'assurer que ces promesses sont bien réalisées.

9. Profiter de la volatilité économique

La dynamique macroéconomique évolue plus rapidement que jamais et les responsables informatiques doivent s'assurer que leurs accords évoluent avec le temps.

« Alors que nous passons d'une économie en plein essor dans la tech à une récession, les responsables IT ont d'énormes opportunités d'optimiser leurs coûts en passant des contrats avec des fournisseurs informatiques, indique Brad Peterson. Utilisez une approche agile basée sur le levier de négociation que vous avez en main en période de ralentissement. Concentrez l'énergie de la négociation sur ce que les récessions passées ont démontré comme étant les 'points clés' à négocier en termes de coûts, tout en construisant pour l'avenir. »

10. Avoir un plan de sortie

Tout comme les fondateurs de startups ont un plan de sortie clair lors du lancement de leur société, les DSI devraient faire de même lorsqu'ils envisagent un contrat avec un fournisseur.

« Les dirigeants IT doivent comprendre ce qu'il leur faudra faire pour se détacher de ce fournisseur et, ce qui est tout aussi important, à quel moment ils le pourront, explique Melanie Alexander. Assurez une transition en douceur vers une autre solution en incluant l'extraction de données et l'assistance à la transition directement dans les contrats. »

Article rédigé par

Stephanie Overby, IDGNS (Adaptation par Aurélie Chandèze)

Partager cet article