Juridique

Vers une possible destruction des archives papier

Hervé Streiff, Directeur Projet R&D Solutions Digitales chez Locarchives, membre de la FNTC et de l’AFNOR, a contribué à la rédaction de la norme NF Z42-026.

Après la modification législative puis réglementaire, c'est désormais une norme qui est disponible pour permettre de numériser les archives tout en gardant une même force probante. Pouvoir théoriquement détruire les archives papier ne signifie cependant pas devoir le faire. Ni y avoir intérêt. Par contre, la numérisation apporte une vraie valeur ajoutée.

PublicitéLes immenses rayons d'archives papier, peu exploitables et occupant de grandes quantités de mètres-carrés dans des bureaux parisiens, vivent-ils leurs derniers moments ? Nous n'en sommes pas encore là dans la pratique mais la réglementation, elle, leur a asséné un véritable coup mortel. En effet, depuis le 1er octobre 2016, l'article 1379 du Code Civil autorise la copie numérique fiable avec la même force probante que l'original papier. Or une copie numérique, outre qu'elle libère des mètres carrés, permet une indexation aisée, une utilisation facilitée et surtout une multiplication des sauvegardes dans des sites différents. La sécurité de l'archive est ainsi améliorée en même temps que sa possible exploitation.
Un décret du 5 décembre 2016 rentrait dans les détails (signature et empreinte numérique, horodatage...). Les procédures fiscales ont été mises à jour dans le même esprit par l'ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017. Et, dernière pièce du puzzle, une norme vient d'être publiée par l'AFNOR pour certifier le processus nécessaire au remplacement des archives papier par des copies numériques ayant la même force probante que les originaux.

Une norme homologuée pour le processus de numérisation

Portant le matricule NF Z42-026, cette norme homologuée s'intitule : « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations - Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents et contrôle de ces prestations ». Elle est disponible dans la boutique de l'AFNOR.
En utilisant un processus ainsi certifié, une entreprise est donc en mesure de remplacer ses archives papier par des copies numériques. Outre l'exploitation plus aisée des contenus archivés, c'est bien un coût de stockage bien inférieur qui sera ainsi possible. Il restera à payer la numérisation conforme. La durée de retour sur investissement dépendra évidemment des coûts de cette numérisation initiale. Selon Hervé Streiff, Directeur Projet R&D Solutions Digitales chez Locarchives, le coût de numérisation est de l'ordre de la dizaine de centimes d'euros par page.

Détruire le papier n'est pas forcément pertinent

« Détruire le papier après numérisation n'est cependant pas forcément pertinent » avertit Hervé Streiff qui a contribué à la rédaction de la norme NF Z42-026. Une copie numérique peut en effet être victime, elle aussi, d'incidents, par exemple des ransomwares. Pouvoir revenir au papier peut alors être une vraie sécurité. Surtout, malgré toutes les précautions prises, un risque juridique sur la remise en cause de la copie numérique peut demeurer. Le risque est d'autant plus grand que l'enjeu associé au document original l'est.
Pour Hervé Streiff, l'enjeu est donc plus de rendre accessible les archives. Il insiste : « le coût d'un archivage papier dans un entrepôt en province est de quelques euros par an et par carton mais, ce qui, par contre, coûte cher, c'est de consulter et de manipuler ces archives. » L'idée qu'il défend est donc davantage de numériser les archives pouvant être consultées et de stocker la totalité du papier dans un endroit peu onéreux et donc peu accessible.

PublicitéComment garantir la fiabilité de la copie ?

Mais comment garantir la fiabilité de la copie numérique ? Si, une fois l'image du document papier créée, un sceau numérique horodaté permet de garantir la non-altération du fichier, encore faut-il que le dit fichier soit initialement réellement conforme. C'est là tout l'objet de la norme NF Z42-026 qui reprend d'ailleurs les principes de la NF Z42-013 concernant l'archivage numérique. La certification NF Z42-026 des prestataires déjà certifiés NF Z42-013 devrait donc être assez rapide. Les prestataires agissent en trois phases : la préparation des supports, la numérisation proprement dite et les traitements (OCR, indexation, compilation de x images d'autant de pages d'un seul recueil papier en un seul document...).
« Le processus de numérisation ne doit pas être une usine à fabriquer des faux » admet volontiers Hervé Streiff. Pour lui, « tout repose donc sur le processus de numérisation et la confiance qu'on peut lui accorder. » Le prestataire qui va l'opérer doit être certifié conforme à la norme NF Z42-026. Cela implique que sa chaîne de numérisation a été qualifiée a priori avec un lot type de documents afin d'en vérifier la fiabilité et les conditions requises (niveau de contraste, de qualité du papier, etc.). Ensuite, la chaîne de numérisation doit être qualifiée pour chaque client en fonction d'un flux type réel de documents émanant de ce client et représentatif de ce qu'il faudra ensuite numériser. Enfin, toute la numérisation devra faire l'objet d'une traçabilité totale dont les caractéristiques (qui a fait quoi quand avec quel matériel...) seront elles-mêmes archivées. « La certification du processus est l'équivalent de l'assermentation des agents à l'époque de la copie papier conforme » explique Hervé Streiff.