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Les notaires se lancent dans l'archivage certifié

La nouvelle offre des notaires associe un archivage électronique sécurisé et un acte authentique traditionnel apportant les garanties du Sceau de la République. Les usages des premiers clients professionnels ont beaucoup surpris les notaires...

PublicitéLa Chambre des Notaires de Paris, Seine Saint-Denis et Val-de-Marne ont annoncé ce matin, 3 avril, le lancement officiel du service notarial de dépôt électronique qui permet de sécuriser un archivage numérique en l'accompagnant d'un acte authentique garantissant l'identité du déposant et l'horodatage du dépôt. Expérimenté discrètement depuis la fin 2007 auprès de quelques clients, ce service sera d'abord déployé progressivement auprès des études parisiennes puis sur l'ensemble du territoire national. Les premiers usages réels du service ont beaucoup surpris les notaires... qui s'enthousiasment, du coup, pour toutes les applications possibles et l'évolution induite pour leur profession. Concrètement, le service permet d'archiver tout type de fichier informatique. Pour utiliser le service notarial de dépôt électronique, le déposant du fichier doit se déplacer lui-même dans une étude notariale proposant le service, muni d'un document officiel d'identité et, s'il agit pour le compte d'un mandant (son entreprise par exemple), des titres explicitant son droit à agir (statuts, K-Bis, mandat express..), ainsi, bien entendu, que d'un support comprenant le fichier à déposer. Par contre, le déposant n'a pas besoin d'une signature électronique. En effet, c'est la signature du notaire qui sera porteuse de la preuve, le plus haut niveau de preuve admis en droit français. Après vérification de l'identité et de la capacité à agir du déposant, le notaire entre le dépôt dans son logiciel dédié créé par Dictao. Il effectue alors une double prise d'empreinte numérique du dépôt selon deux algorithmes (SHA256 et MD5) : chaque fichier et l'ensemble des fichiers composant le dépôt. Puis les fichiers seront cryptés et transférés chez l'hébergeur BT, avec signature électronique du notaire pour sceller le dépôt. BT gère un hébergement hautement sécurisé avec réplication sur plusieurs sites distants de plusieurs kilomètres auxquels s'ajoutent des sauvegardes régulières sur bandes déposés dans des coffres forts. Tout au long du processus, l'empreinte numérique du dépôt est recalculée à chaque étape et la cohérence est vérifiée avec les empreintes calculées dans les étapes précédentes afin de garantir la non-altération du dépôt. Enfin, une fois le dépôt validé, le notaire imprime les empreintes numériques et cette impression est revêtu du sceau et de la signature du notaire, devenant ainsi un acte authentique traditionnel constatant le dépôt sécurisé, l'identité du déposant et l'horodatage du dépôt. La restitution ne peut s'effectuer que sur présentation de cet acte authentique, conservé sans limitation de durée dans les minutes de l'étude, et intégration dans le logiciel de Dictao des empreintes numériques exactes du dépôt (grâce à une lecture par douchette d'un code à barre 2D). En cas de demande de restitution, le notaire vérifie de la même façon que lors du dépôt que l'auteur de la demande de restitution est bien légitime à réaliser cette demande (même personne avec même fonction, successeur, supérieur hiérarchique, héritier...). Un tarif selon la durée et le volume Si la preuve du dépôt est conservée sans limitation de durée et pourra donc être retrouvée au sein des archives nationales dans quelques siècles, le dépôt lui-même n'est conservé qu'un temps défini choisi par le déposant et renouvelable. Pour l'heure, les notaires acceptent des durées de 1 à 10 ans et la prestation est payable entièrement au départ. Le tarif de la prestation est d'ailleurs indexé d'une part sur le volume déposé et d'autre part sur la durée choisie : un forfait de 250 euros auquel s'ajoute un prix dégressif selon quantité de 0,25 à 1 euro par Mo et par an. Les notaires ont été très surpris des natures de documents déposés et des raisons de ce dépôt. Eux s'attendaient simplement à recevoir des actes simples tels que des contrats commerciaux... Or l'apport essentiel du service notarial de dépôt électronique est de certifier un horodatage du dépôt et l'identité du déposant, donc de garantir de façon pratiquement incontestable que Untel était en possession de tel document à telle date. En plus, il s'agit d'un service d'archivage très sécurisé document par document. Les premiers utilisateurs ont ainsi déposé certes des textes (pour garantir des droits d'auteur) mais aussi des fichiers de bases de données SQL, des fichiers Autocad... et une entreprise (non-nommée) envisage d'utiliser le système pour déposer de façon sécurisée sa comptabilité informatique en pouvant garantir au fisc que celle-ci n'a pas été modifiée après la clôture ! De plus, certains contrats ne pouvaient pas auparavant être sécurisés en format papier, comme certains contrats immobiliers qui peuvent représenter une pile de deux mètres de hauteur de pages A4 (incluant notamment en annexe des plans). Par ailleurs, le coût relativement modeste du dépôt permet de sécuriser des points d'étapes dans un projet. L'exemple donné par les notaires lors de la présentation du projet concernait une preuve d'antériorité avant un dépôt de brevet ou un partage d'information avec des partenaires, en déposant des carnets de laboratoires pharmaceutiques. Notons que, au contraire d'un dépôt de brevet qui fait l'objet d'une publication, l'usage d'un dépôt notarié garantit le secret du contenu du dépôt.