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L'ESC Lille passe son SI en 2.0

L'école a opté pour les Google Apps pour l'ensemble de ses étudiants, professeurs et administratifs en refondant son SI. Les applications de gestion sont interfacés aux services en ligne gratuits.

PublicitéLe groupe ESC Lille accueille 3000 étudiants dont 2200 à Lille, 400 dans son antenne Porte de la Villette à Paris et autant sur le campus de l'école partenaire Polyfinance à Casablanca (Maroc). L'école de commerce dispose par ailleurs de 65 professeurs permanents et 115 administratifs. L'école ne gère bien sûr pas les ordinateurs personnels des étudiants mais, outre les machines des administratifs, les salles en libre-service des campus (100 PC sur Lille et 50 à Paris). Pour s'adapter aux attentes des étudiants « digital natives » et des futurs employeurs comme des personnels, l'ESC Lille devait moderniser son SI et développer les outils collaboratifs accessibles de partout dans le monde, y compris par des étudiants en stage à l'étranger ou des professeurs extérieurs. Au départ, les machines de l'école étaient équipées de Microsoft Office, de l'outil collaboratif Groove et d'un accès à une messagerie Microsoft Exchange limitée à 20 Mo, et à divers autres logiciels pédagogiques (Claroline, ENI Media Plus, Crossknowledge...). De 2006 à 2007, le DSI Frédéric di Gleria et l'information manager Isabelle Brisset de l'école ont rédigé un cahier des charges d'une solution de type « portail » en partenariat avec l'Ecole Centrale de Lille, qui a apporté une « culture ingénieur » et ont visité divers établissements dotés de tels outils. Centrale Lille, établissement public, a alors lancé un appel d'offres qui a abouti au choix de Sun Portal de Sun Microsystems par cet établissement qui a écarté Sungard, OpenPortal, eSup, Kosmos et Websphere. « L'ESC était partie pour faire le même choix mais, nous, nous n'étions pas tenus par les mêmes obligations formelles, même si l'objectif restait un déploiement à la rentrée 2008 » se souvient Frédéric di Gleria. En Novembre 2007, par hasard, Rachid Chabane, chargé de projet informatique à l'ESC Lille, découvre la solution Google Apps for Education et prend les premiers contacts. Au cours du premier trimestre 2008, les discussions avec Google et les tests s'engagent. Frédéric di Gleria mentionne : « nous avons été très surpris de la réactivité des équipes de Google et la qualité du suivi client, même si nous sommes conscients d'être une référence intéressante pour eux en France : notre établissement de province a ainsi discuté avec une entreprise de 13 000 développeurs dans le monde et des équipes situées en France, à Londres et à Dublin comme s'il s'agissait d'une petite entreprise locale ! ». Fin avril 2008, l'ESC Lille choisit finalement Google Apps for Education. La plate-forme est présentée aux utilisateurs sous la forme d'un portail « MyESCLille ». Durant l'été, la DSI prépare la migration et, le 2 septembre 2008, la messagerie est basculée sous Gmail. Les collaborateurs habitués à Outlook ont la possibilité de conserver ce client lourd de messagerie et d'agenda, connecté à Gmail/GCalendar des Google Apps. Mais les collaborateurs passent volontairement et progressivement à un mode « full web ». Sans aucune perte de fonctionnalité, chacun peut migrer à son rythme... De véritables formations sont cependant prévues ultérieurement. Côté étudiants, aucune formation n'est réellement nécessaire. « Nous présentons l'ensemble des outils aux nouveaux durant deux sessions de trois heures, les anciens recevant une information d'une heure et demi sur les Google Apps, mais tous sont clairement tombés dedans quand ils étaient petits » indique Frédéric di Gléria. Pour le DSI de l'ESC Lille, « les applications tueuses sont bien sûr la messagerie de plus ou moins 7 Go contre 20 Mo dans l'ancien système, la messagerie instantanée mais aussi la dimension collaborative du traitement de texte GoogleDoc et l'agenda partagé. Surtout, le choix de Sun Portal nous aurait coûté 200 000 euros la première année et 80 000 euros ensuite chaque année, sans compter les coûts internes. Les Google Apps for Education étant gratuites -avec garantie que cela dure au moins cinq ans- nous avons redirigé ce budget vers du développement d'intégration... » Grâce aux API publiées des Google Apps, l'ESC Lille a intégré les applicatifs en ligne dans son SI, pour environ 130 jours.hommes de développement. Ainsi, le logiciel de planification des cours Adesoft publie sur chaque agenda personnel le planning de chaque étudiant et chaque professeur, via une inscription de celui-ci à divers groupes correspondants à des ensembles de cours. Une intégration similaire est en cours avec les logiciels Sage pour gérer les congés payés ! Grâce aux fonctions offertes en standard par Google, une modification peut être notifiée immédiatement par SMS ! Enfin, de nombreux widgets ont été installés sur la page d'accueil du portail personnalisé pour accéder aux différents applicatifs du SI en utilisant la gestion des droits d'accès de Google pour en faire une SSO de l'ensemble du portail (les applications sont intégrées progressivement au système). Les Google Apps sont installées sur un domaine géré par l'école, hébergé chez son FAI NeufCegetel avec une simple redirection des champs MX vers les DNS de Google. Il y a cependant certains coûts et contraintes qu'il ne faut pas négliger... « Nous disposions sur le campus de Lille d'une liaison Internet de 8 Mb simple qui devenait de toutes façons insuffisante » soupire Frédéric di Gleria. L'ESC Lille a donc basculé vers une liaison 40 Mb avec un niveau de service garanti par contrat, un incident devant être résolu sous quatre heures. Une liaison de secours sur un autre FAI, branché sur une autre ligne physique (un coup de pelleteuse est si vite arrivé...) est d'ailleurs en cours d'installation... Au total, c'est 20 000 euros de frais supplémentaires qu'il faut ajouter chaque année. Frédéric di Gleria souligne : « Désormais, il est en effet impossible de travailler sans Internet ». Le bilan est également encore mitigé pour le DSI de l'école : « en terme de fonctionnalités, Groove et Office sont encore supérieurs pour les utilisations avancées. Il n'y a pas non plus d'équivalent en ligne de Mind Manager [logiciel de cartographie sémantique] mais il y a régulièrement de nouvelles fonctionnalités incluses dans les Google Apps ! » Surtout, les objectifs initiaux d'accessibilité à travers le monde et de développement du travail collaboratif sont pleinement atteints.